Lai izveidotu e-pasta saglabāšanas politiku, vispirms ir jānorāda politikas rakstīšanas iemesls — lai ievērotu juridiskās prasības, lai saglabātu uzņēmējdarbības dokumentus apliecinošus dokumentus vai lai svarīga informācija nepazustu. Dokumentā arī jāpaskaidro, kurus darbiniekus politika ietekmē un kāda veida e-pasta ziņojumi ir iekļauti. Jums arī jāizlemj, cik ilgi e-pasti jāsaglabā; jums var būt juridiski pieprasīts saglabāt noteiktus e-pastus noteiktu laika periodu. Norīkojot darbinieku, kas ir atbildīgs par politikas uzraudzību, var palīdzēt nodrošināt, ka jūsu politika tiek pareizi izpildīta.
E-pasta saglabāšanas politika ir rakstiska procedūra par to, kā uzņēmums vēlas, lai tā darbinieki apstrādātu e-pasta saziņu. E-pasta saglabāšanas politikās parasti ir norādīts, kuri e-pasta ziņojumi darbiniekiem ir jāsaglabā, cik ilgi un kā tie jāsaglabā. Daudzās jurisdikcijās pastāv juridiskas prasības par to, cik ilgi ir jāsaglabā uzņēmuma saziņa, tostarp e-pasti, tāpēc ir svarīga skaidra e-pasta saglabāšanas politika.
Rakstot politiku, paskaidrojiet, uz kuriem darbiniekiem uzņēmumā attiecas e-pasta saglabāšanas politika. Atkarībā no politikas ieviešanas mērķa, tā var neattiekties uz visiem jūsu organizācijas darbiniekiem. Piemēram, noliktavas darbiniekiem, kuri nenodarbojas ar elektronisko korespondenci, var netikt prasīts ievērot politiku. Savukārt klientu apkalpošanas pārstāvjiem, iespējams, būs jāsaglabā lielākā daļa savu e-pasta ziņojumu.
Aprakstiet, uz kādiem e-pasta sarakstes veidiem attiecas e-pasta saglabāšanas politika. Piemēram, daži uzņēmumi raksta e-pasta saglabāšanas politikas, kas attiecas uz e-pastiem, kas attiecas uz administratīviem, fiskāliem, vispārīgiem un īslaicīgiem jautājumiem. Jūsu uzņēmuma politika var īpaši attiekties uz e-pasta ziņojumiem, kas attiecas uz jautājumiem, kuriem ir juridiskas prasības. Neatkarīgi no tā, uz kuru e-pastu izvēlaties attiecināt politiku, pārliecinieties, ka esat skaidri un kodolīgi izklāstījis šo tēmu.
Politikā ir arī jāapraksta, cik ilgi e-pasta ziņojumi ir jāsaglabā un kā darbiniekiem tie jāsaglabā. Lai nodrošinātu atbilstību ierakstiem, jums var būt juridisks pienākums saglabāt klientu korespondenci piecus gadus. Papildus tam, ka tas tiek glabāts jūsu servera e-pasta arhīvā, likums var arī pieprasīt, lai e-pasts ir jāizdrukā un drukātā kopija jāsaglabā klienta failā. Neatkarīgi no šo ierakstu saglabāšanas procedūras, rakstot e-pasta saglabāšanas politiku, noteikti norādiet to detalizēti.
Labā e-pasta saglabāšanas politikā jāiekļauj par prasību uzraudzību atbildīgā darbinieka nodaļa vai amats. Jūsu uzņēmumā var būt atbilstības nodaļa vai darbinieks, kas ir atbildīgs par uzņēmuma procesu atbilstību tiesību aktiem. Tā var būt fiziska persona, kas ir atbildīga par e-pasta saglabāšanas politikas uzraudzību un izpildi. Skaidri norādiet, kurš ir atbildīgs par politikas pārvaldību, lai darbinieki zinātu, pie kā vērsties, ja viņiem ir jautājumi vai problēmas.
Pēc politikas izveides viens no svarīgākajiem soļiem ir tās izplatīšana. Politiku nevar ievērot, ja darbinieki, kuriem tā ir jāīsteno, nezina, ka tā pastāv. Iespējams, vēlēsities sarīkot sanāksmi vai apmācību arī ietekmētajiem darbiniekiem. Tas nodrošina, ka viņi saņem informāciju, kas nepieciešama, lai ievērotu e-pasta saglabāšanas politiku.
SmartAsset.