Ir vairāki faktori, kas jāņem vērā, pieņemot darbā dzīvus mūziķus pasākumam. Dzīvā mūziķu uzstāšanās var ietekmēt pasākuma kopējos panākumus, tāpēc pirms piekrišanas pieņemt darbā ir jāizpēta mūziķu reputācija un uzstāšanās stils. Dzīvajiem mūziķiem ir jānodrošina savs pamataprīkojums un klientu izvēlei jāpiedāvā dziesmu saraksts vai mūzikas izlase. Lai aizsargātu abas puses, darbā pieņemšanas procesā jāiekļauj saistošs līgums.
Lai radītu vēlamo atmosfēru, ir jāizvēlas atbilstoši dzīvie mūziķi. Jānosaka, vai dzīvajiem mūziķiem tiks piedāvāta izklaide vai vienkārši tiks nodrošināta fona mūzika visa pasākuma laikā vai tikai tā daļā. Tipiski muzikālie ansambļi ir džeza trio, pūtēju vai dzeloņu kvartets vai flautas un arfas duets. Instrumentu kategorijas, no kurām izvēlēties, ietver koka pūšaminstrumentus, pūšaminstrumentus, stīgas un balsi. Ja dzīvajā muzikālajā priekšnesumā būs klavieres, ir jānosaka to izvietojums un arī jānoskaņo.
Parasti labākos mūziķus var izvēlēties, runājot ar citiem cilvēkiem, kuri ir nolīguši dzīvos mūziķus līdzīgiem gadījumiem. Ja iespējams, apmeklējot uzstāšanos citā vietā, tiks nodrošināts mūziķu stils un muzikālās izlases, kas atbilst plānotajam pasākumam. Arī privātpersonām ir prātīgi pieprasīt dziesmu sarakstu vai painteresēties, vai dzīvie mūziķi spēj “aptvert” konkrēta mākslinieka muzikālo katalogu vai izpildīt noteikta stila vai žanra mūziku.
Pirms līguma parakstīšanas izskaidrojot visu atbilstošo informāciju par nomas līgumu, varat ietaupīt dārgo laiku, kā arī neapmierinātību, ko izraisījuši pārpratumi vēlāk. Tas arī nodrošinās, ka mūziķi ir pieejami vēlamajā datumā un laikā un ka viņu izmaksas ir budžeta ietvaros. Vislabāk ir iepriekš vienoties par visām detaļām, piemēram, maksu par sniegumu, depozītu un izrādes veidu un ilgumu. Lai izvairītos no kļūmēm, saprātīgs solis ir rakstiski saņemt informāciju un precizēt vienošanos gadījumā, ja kāda no pusēm neaizkavē līguma beigas.
Tiešraides priekšnesumam var būt nepieciešams papildu skatuves aprīkojums. Var būt nepieciešama koordinācija starp dzīviem mūziķiem un vietas īpašnieku vai vadītāju, lai nodrošinātu, ka viss priekšnesumam nepieciešamais aprīkojums ir pieejams. Ir arī prātīgi, ja personas apmeklē pasākumu norises vietu, lai nodrošinātu, ka mūziķiem ir pieejama pietiekami liela skatuves zona, lai viņi varētu droši un ērti uzstāties, kā arī ir pieejamas atbilstošas elektrības rozetes un apgaismojums. Ir arī izdevīgi ļaut dzīvajiem mūziķiem piekļūt norises vietai, lai to iestatītu pirms uzstāšanās laika.