Gultas pārvaldības sistēma palīdz veselības aprūpes iestādēm, jo īpaši slimnīcām, pārvaldīt pacientu ievietošanu. Gultas pārvaldības sistēmas var sastāvēt tikai no tāfeles un telefoniem, vai arī modernākas sistēmas var sastāvēt no sarežģītas datoru programmatūras. Dažādās vadības sistēmās tiek izmantotas dažādas metodes, lai optimizētu pacientu gultu pārvaldību. Pacientu gultas attiecas ne tikai uz fiziskajām gultām, kurās pacienti uzturas ārstēšanas laikā, bet arī uz citiem resursiem, kas nepieciešami pacientu aprūpei.
Veselības aprūpes iestādes, kas nodrošina stacionāro aprūpi, piemēram, slimnīcas, izmanto gultu pārvaldības sistēmas. Gultas pārvaldības sistēma ļauj iestādes darbiniekiem izsekot tukšām gultām, kas atstātas dažādās iestādes nodaļās, piemēram, ķirurģijas nodaļā vai intensīvās terapijas nodaļā. Ja pacienti ir jātransportē uz citām iestādes daļām vai jātransportē uz atsevišķu iestādi, gultas pārvaldības sistēma palīdz noteikt, kur pacients galu galā jānovieto.
Dažādās gultu pārvaldības sistēmas sastāv no dažādiem elementiem. Vecās un mazāk sarežģītas sistēmas sastāvēja no baltām tāfelēm katrā pacientu istabā, kā arī māsu stacijās visā iestādē. Mūsdienīgākas sistēmas sastāv no programmatūras, kas tiek instalēta dažādos veselības aprūpes iestādes datoros, šiem datoriem savstarpēji sazinoties pa iestādes datortīklu.
Datorizētās gultu pārvaldības sistēmas nāk no dažādiem programmatūras uzņēmumiem. Iepriekš izveidotajām sistēmām ir savas unikālas iezīmes, taču lielākas veselības aprūpes iestādes var maksāt, lai uzņēmums izveidotu pielāgotu sistēmu veselības aprūpes iestādes unikālajām vajadzībām. Dažās pārvaldības sistēmās ir iekļauta programmatūra, kas izmantojama pārnēsājamās ierīcēs, piemēram, viedtālruņos vai planšetdatoros, ļaujot darbiniekiem piekļūt informācijai par gultu neatkarīgi no tā, kur viņi dodas.
Dažādas sistēmas izmanto dažādas funkcijas, lai pārvaldītu pacientu plūsmu, atkarībā no gultu pārvaldības sistēmas zīmola, kā arī jebkādiem pielāgojumiem, kas veikti konkrētai veselības aprūpes iestādei. Lielākā daļa datorizēto sistēmu ļauj vadītājiem un citiem darbiniekiem reāllaikā redzēt gultas noslogojuma izmaiņas dažādās objekta sadaļās. Sistēmas var arī iestatīt, lai nosūtītu brīdinājumus uz dažādām nodaļām, kad gulta ir ieplānota aizņemt, lai darbinieki šajās nodaļās varētu sagatavot gultu un istabu pirms pacienta ierašanās.
Pacientu ievietošana gultās nav vienīgais, uz ko attiecas gultu pārvaldības sistēma. Sistēma arī palīdz norīkot pacientiem medmāsas un jau iepriekš brīdina darbiniekus par jebkādiem īpašiem sagatavošanās darbiem, kas jāveic pirms pacienta ierašanās. Dažas sistēmas nosūta reāllaika brīdinājumus attiecīgajām nodaļām, ja telpa ir jātīra vai uz kādu telpu ir jātransportē īpašs aprīkojums.