Vadītāji, nodaļu vadītāji, neatkarīgi darbuzņēmēji vai stundas algu darbinieki var atrast sev piemērotāko ceļa izdevumu veidlapu, lai pareizi ziņotu par uzņēmējdarbības veikšanas izmaksām. Ceļojumu izdevumu veidlapas nodrošina efektīvus dažādu veidu izdevumu formātus un dažādus uzņēmējdarbības veidus. Labākās ceļa izdevumu veidlapas izvēle nozīmē šīs veidlapas aspektu pielāgošanu jūsu īpašajām vajadzībām, lai nodrošinātu precīzu pārskatu.
Tiem, kuri vēlas savam biznesam vislabāko ceļa izdevumu formu, vajadzētu padomāt par to pielietojumu un mērķiem ceļa izdevumu uzskaitē: vai izdevumu veidlapas galvenais mērķis būs iekšējai atskaitei, atlīdzināšanai uzņēmuma iekšienē vai ceļa izdevumu atskaitei iekšējai iestādei. Ieņēmumu dienests? Šīs divas ceļa izdevumu veidlapu veidņu izmantošanas iespējas ir ļoti atšķirīgas, un konkrētu mērķu noteikšana ļaus aizņemtiem cilvēkiem un citiem atrast labākās veidlapas, kas palīdz ziņot par nepieciešamo. Tas palīdz arī skaidras un viegli lietojamas veidlapas ar īpašām kolonnām katram atšķirīgajam izmaksu veidam.
Viens no galvenajiem aspektiem, izvēloties labāko ceļa izdevumu formu, ir nobraukuma uzskaite. Daudzi uzņēmumi, kā arī federālās valdības nodokļu dienests pieprasa odometra marķējumus un citus galvenos datu bitus, lai precīzi reģistrētu transportlīdzeklī nobrauktās jūdzes. Labākajās ceļa izdevumu veidlapās ir sniegta šī informācija, kā arī citas specifiskas izmaksas, piemēram, nodevas utt.
Vēl viens svarīgs aspekts, izvēloties labāko ceļa izdevumu veidlapu, ir saskaņot šo veidlapu ar dažādiem transporta veidiem, ko darbinieks parasti izmanto. Daudzas izdevumu veidlapas tiek veidotas tikai, lai izsekotu personīgo transportlīdzekļu izmantošanu, bet citās ir iekļauta atsevišķa atskaite par vilcieniem, autobusiem un lidmašīnām, kā arī citiem transporta veidiem. Veidlapās ir jābūt arī atsevišķām kategorijām ar ceļošanu saistītiem izdevumiem, piemēram, pārtikai, jo tās attiecas uz konkrētu atmaksas līgumu.
Līdzās visām konkrētajām vienībām ceļojuma izdevumu pārskatā ir svarīgi izvēlēties arī ceļa izdevumu veidlapas atbilstoši to formātam. Tā kā mūsdienu biznesa pasaulē internetā notiek tik daudz, var būt ļoti lietderīgi atlasīt veidlapas digitālā formātā, ko var viegli nosūtīt uz centrālo grāmatvedības biroju. Pārvaldniekam vai citai personai, kas ir atbildīga par ceļa izdevumu veidlapām, vajadzētu padomāt par to, cik viegli viņiem būs “izrakstīties” vai iekļaut korporatīvajā “pakalpojumu orientētā arhitektūrā” vai “SOA”. Ņemot vērā visu iepriekš minēto, vadītāji palīdzēs izvēlēties piemērotāko ceļa izdevumu veidlapu.