Transkripcijas sistēmu izmanto daudzi profesionāļi, lai veiktu piezīmes par darbu vai pētniecību, un pareizās sistēmas izvēle nodrošinās, ka diktātus ir viegli izveidot un lietot. Kontrolierīces tiek izmantotas kopā ar transkripcijas sistēmu, taču ir daudz dažādu kontrolieru, piemēram, kāju pedāļi un rokas ierakstītāji. Tradicionālie diktāti pieļauj tikai audio vai tekstu, bet digitālie diktāti var pieņemt digitālo failu pielikumus. Lielākā daļa profesionāļu koplieto diktātus ar citiem profesionāļiem, tāpēc koplietošanas līdzekļi var palīdzēt racionalizēt šo procesu. Diktējot bieži tiek pieļautas kļūdas, tāpēc nevainojams redaktors palīdzēs šīs problēmas novērst.
Lai lietotāji varētu sākt un apturēt diktātu, lielākā daļa transkripcijas sistēmu programmu piedāvā kontrolleri, taču ir daudz dažādu kontrolieru. Visizplatītākās ir rokas ierīces, kāju pedāļi un austiņas. Lietotājiem vajadzētu apsvērt savus darba apstākļus un to, kurš kontrolieris būtu visdrošākais un ērtākais lietošanā. Piemēram, rokas ierīces ir piemērotas lietotājiem, kas sēž pie rakstāmgalda, kāju pedāļi ir piemēroti lietotājiem, kuriem bieži ir vielas uz rokām vai kuriem bieži nav brīvas rokas, un austiņas ir piemērotas lietotājiem, kuri pārvietojas.
Dažiem profesionāļiem var būt noderīga iespēja diktātam pievienot failu. Atšķirībā no tradicionālā diktāta, kas piedāvā tikai audio vai tekstu, tas ļauj lietotājiem koplietot attēlus, teksta dokumentus un citus failus, kas palīdzēs izskaidrot vai precizēt diktātu. Tajā pašā laikā lietotāji, kuriem nepieciešama tikai audio transkripcijas sistēma, var ietaupīt naudu, nesaņemot šo funkciju.
Starp daudziem profesionāļiem, tostarp juristiem, ārstiem un pētniekiem, ir ierasts dalīties diktācijās ar citiem cilvēkiem, kas strādā pie viena projekta. Ja tas ir nepieciešams, lietotājiem ir jāizvēlas transkripcijas sistēma, kas ļauj viegli koplietot. Kopīgošanā izmantotās funkcijas ir iespēja nosūtīt diktātus pa e-pastu un augšupielādēt diktātus vietnēs.
Lai gan lielākā daļa lietotāju cenšas no tām izvairīties, diktēšanas laikā bieži rodas kļūdas. Lai šīs kļūdas netraucētu diktāta kvalitātei, var palīdzēt nevainojama rediģēšanas funkcija. Tādējādi lietotāji var labot kļūdas, neizraisot ievērojamas skaņas atšķirības, radot iespaidu, ka kļūdu nav. Ir gan rediģēšanas rīki, kurus var izmantot pēc diktēšanas pabeigšanas, gan lidojuma laikā pieejami rediģēšanas rīki, kas ļauj lietotājiem attīt un mainīt diktātu. Rediģēšanas rīki parasti ir standarta, taču dažas transkripcijas sistēmas programmas tos var piedāvāt tikai ar sistēmas augstākās klases versijām.
SmartAsset.