Rakstot biznesa vēstuli, jums ir jāievēro noteikti formāti. Formātiem ir dažas variācijas, un, ja vien neapmeklējat vēstuļu rakstīšanas kursu, cilvēki var īpaši neizmērīt attālumu starp lapas augšdaļu un jūsu adresēm, kā arī starp norādītajām adresēm un jūsu sveicienu. Vissvarīgākais aspekts, rakstot biznesa vēstuli, ir skaidri noteikt savu mērķi — kāpēc rakstāt vēstuli. Tomēr, pirms sākat raizēties par to, ko un kā rakstīsit, jums ir jāzina pamata formāts.
Ja izmantojat tekstapstrādes programmu, pārbaudiet, vai programmā nav biznesa vēstuļu veidņu. Tie var atvieglot jūsu darbu, jo tiem ir iepriekš iestatītas piemales un parasti tiek precīzi norādīts, kur novietot lietas, piemēram, adreses. Ja jums nav šādas veidnes, jūsu vēstuli var formatēt divos veidos. Pirmo sauc par bloka formātu, bet otro ar atkāpi. Ja vien tas nav norādīts, varat izmantot jebkuru formātu vai jebkuru no tā variantiem. Lielā atšķirība starp abiem formātiem ir tā, ka rindkopām nav atkāpju, un teksts var būt taisnots, lai katra rindiņa būtu vienāda garuma. Atkāpes formātā ne visas rindas būs tieši vienāda garuma, un katras rindkopas pirmais teikums tiks ievilkts ar piecām atstarpēm.
Katram formātam ir nelielas atšķirības, tāpēc šī skaidrojuma mērķis ir viens veids, kā ātri uzrakstīt biznesa vēstuli, izmantojot bloka formātu, nepamatojot tekstu. Biznesa vēstulei jābūt ar šādām piemalēm: viena colla (2.54 cm) augšpusē, apakšā, pa kreisi un pa labi. Pirms darba sākšanas pārbaudiet savu tekstapstrādes programmu un, ja nepieciešams, iestatiet šīs piemales. Fonts ir 12 punkti, un vēlamā izvēle ir Times New Roman.
Ja rakstāt uz uzņēmuma veidlapas, vēstule nav jāsāk ar savu adresi. Ja izmantojat standarta papīru, jāsāk ar savu adresi no augšējās piemales. Nav nepieciešams adresē iekļaut savu vārdu. Vienkārši iekļaujiet savu adresi un, ja vēlaties, tālruņa numuru un e-pastu. Pievienojiet datumu tieši aiz adreses. Varat atkāpi savu adresi tā, lai tā būtu vienā līmenī ar labo malu, bet tā var sākties ar kreiso malu, kas ir vienkāršāk.
Izlaidiet rindiņu un ierakstiet tās personas vārdu, kurai rakstāt, tās amatu vai uzņēmumu un adresi. Katram ierakstam, piemēram, vārdam, amatam un adresei, ir jābūt atsevišķā rindā. Pēdējā rindiņā ir jābūt pilsētai, štatam un pasta indeksam. Adresei ir nepieciešams šāds pasūtījums: uzņēmums, persona, amats un adrese.
Izlaidiet citu rindiņu un sāciet ar sveicienu. Tam vajadzētu būt formālam. Ja rakstāt Smitas kundzei, rakstiet Cien. Smitas kundze:. Pēc sveiciena komatu vietā izmantojiet kolu.
Atstājiet vienu rindiņu uz leju un sāciet pirmo pamatteksta rindkopu. Šajā pirmajā rindkopā noteikti skaidri norādiet vēstules nolūku. Ja nepieciešams, izmantojiet papildu rindkopas ar vienu atstarpi, lai paplašinātu savu viedokli vai sniegtu piemērus. Kad esat pabeidzis pamatteksta rindkopas, izlaidiet vienu rindiņu uz leju un ierakstiet “Ar cieņu” savu beigu piezīmi, pēc tam izlaidiet apmēram trīs līdz četras rindiņas, pirms ierakstāt savu vārdu un nosaukumu, ja tāds ir. Pirms biznesa vēstules nosūtīšanas neaizmirstiet fiziski parakstīt savu vārdu ar melnu tinti vietā starp beigu vārdu un ievadīto vārdu.
Rakstot biznesa vēstuli, mērķis ir efektīvi izteikt savu viedokli. Jūs nevarat būt efektīvs, ja jūsu vēstulē ir daudz kļūdu. Ne tikai veiciet pareizrakstības pārbaudi, bet arī pārbaudiet, vai darbā nav gramatikas kļūdu, bieži sajauktu vārdu un pieturzīmju problēmas. Skaļi izlasiet vēstuli, lai pārliecinātos, ka skaidri formulējat savu viedokli. Izmantojiet vienkāršu valodu, bet izvairieties no saraušanās vai jebkāda slega. Labi uzrakstīta biznesa vēstule, kas tieši attiecas uz lietu, ir ļoti svarīga, it īpaši, ja rakstāt no cita uzņēmuma. Jūsu spēja uzrakstīt biznesa vēstuli, kas ir viegli saprotama un bez kļūdām, atspoguļo jūsu uzņēmuma profesionalitāti.
SmartAsset.