Administratīvajam asistentam ir daudzi tādi paši pienākumi kā sekretāram, tostarp rakstīt, aizpildīt, atbildēt uz tālruņu numuriem un veikt piezīmes sanāksmēs. Papildus tam viņš vai viņa var arī pārraudzīt biroja loģistiku, sadarboties ar uzraugiem svarīgos projektos un pārraudzīt sekretārus. Lai gan, lai strādātu šajā amatā, ir nepieciešama neliela formālā izglītība, vadītāju palīgiem vai specializētās jomās strādājošajiem var būt nepieciešama papildu apmācība.
Pienākumi
Administratīvā asistenta pienākumi bieži pārsniedz sekretāra pienākumus, un tie ietver loģistikas lietu kārtošanu birojā, piemēram, preču pasūtīšanu, pasta un dokumentu kārtošanu, kas tiek nosūtīti un iziet no uzņēmuma, un cilvēku grafiku koordinēšana. Daudzos gadījumos viņš vai viņa ir informācijas avots sabiedrībai un tādējādi dažreiz darbojas kā uzņēmuma “seja”. Daži vecākie asistenti arī pārrauga jaunākos asistentus vai sekretārus, un tādā gadījumā viņiem var būt nepieciešams periodiski sagatavot darbības pārskatus vai prezentācijas. Daudzi cilvēki šajā amatā palīdz arī apmācīt jaunus darbiniekus, īpaši, ja viņi veiks administratīvus uzdevumus. Administratīvajam asistentam nepieciešamas arī dažas praktiskas zināšanas, piemēram, kā strādāt ar dažādu biroja tehniku.
Prasmju komplekts
Cilvēkiem, kas strādā šajā amatā, ir ļoti labi jāpārzina detaļas un jāspēj vienlaikus veikt daudzus uzdevumus, jo viņi bieži ir atbildīgi par vairāku cilvēku grafikiem un var vienlaikus pārraudzīt vairāku projektu gaitu. Viņiem vajadzētu arī labi saskarties ar cilvēkiem, jo darbs prasa daudz saskarsmes ar cilvēkiem birojā, kā arī klientiem. Spēja pieņemt lēmumus un strādāt patstāvīgi ir arī svarīga darba sastāvdaļa, jo administratīvais asistents ir tas, kurš, visticamāk, zina, kuri dokumenti ir svarīgi un kurus var izmest, kādus e-pastus var apstrādāt birojā. līmenī un kas ir jānosūta augstākajai vadībai, kā arī to, kā uzlabot komandķēdi, lai lietas paveiktu. Turklāt administratīvajiem asistentiem ir jābūt skaidri formulētiem, labi jāprot rakstīt un labi strādāt ar tehnoloģijām, jo viņiem bieži ir jāatbild uz vēstulēm, jāpārlasa dokumenti un jāstrādā ar datu bāzēm.
specialitātes
Administratīvie asistenti var specializēties noteiktā organizācijas nodaļā, piemēram, cilvēkresursu vai IT nodaļā, lai gan tas ir biežāk sastopams lielākās organizācijās. Administratīvie asistenti strādā tikai ar uzņēmuma augstāko vadību. Viņi var būt atbildīgi par cilvēku kopumu vai strādāt tikai ar vienu. Jebkurā gadījumā palīgs ir atbildīgs par vadības piekļuves kontroli, ceļojumu un konferenču organizēšanu, kā arī saziņu ar pārdevējiem, citu uzņēmumu vadītājiem un valdes locekļiem papildus parastajiem administratīvajiem pienākumiem. Vispārīgi runājot, jo augstāks ir izpilddirektors, jo vairāk prasmju un pieredzes ir vajadzīgas asistentam.
Turklāt administratīvie palīgi var specializēties noteiktās jomās, piemēram, medicīnā vai jurisprudencē. Papildus parastajiem pienākumiem, kas saistīti ar šo amatu, viņš veic arī uzdevumus, kas īpaši saistīti ar šo jomu. Piemēram, juridiskais palīgs var arī izpētīt juridiskos precedentus un palīdzēt sagatavot instruktāžas, savukārt ārsta palīgam parasti ir jāzina par apdrošināšanas rēķiniem vai laboratorijas procedūrām. Daži cilvēki šo darbu veic arī no mājām, izmantojot tālruni un internetu, un tādā gadījumā viņus sauc par virtuālajiem administrācijas palīgiem.
treniņš
Daudzos gadījumos cilvēks var sākt strādāt šajā darbā ar vidusskolas izglītību un zināmām apmācībām uzņēmējdarbībā un datorprasmēs. Lai strādātu specializētos amatos, piemēram, medicīnas vai juridiskā birojā, viņai ir jāzina šim amatam raksturīgais vārdu krājums. Apmācības programmas sertifikāts, asociētā grāds vai atzītas organizācijas sertifikāts var palīdzēt pieņemt darbā vai paaugstināt amatā.