Uzņēmumi lieto terminu “grāmatu inventārs”, lai aprakstītu krājumu apjomu, kuram jābūt uz rokas saskaņā ar uzņēmuma grāmatvedības uzskaiti. Neatbilstības starp uzskaites krājumiem un faktiskajiem krājumiem ir jāņem vērā un jānovērš. Krājumu pārvaldība ir liela problēma daudziem lieliem uzņēmumiem un veikaliem, jo var būt grūti izsekot un kontrolēt lielus krājumus. Mazumtirdzniecības veikaliem krājumu pārvaldība var būt ārkārtīgi sarežģīta, pateicoties vieglajiem klientiem.
Grāmatvedības krājumos daudzumi tiek iegūti ar grāmatvedības uzskaites palīdzību, kas parāda, kad krājumi ir iegādāti un pārdoti. Mazumtirdzniecības veikalā šie grāmatvedības ieraksti ietver ienākošos piegāžu sūtījumus un ikdienas pārdošanu, izmantojot reģistru. Noliktavās un vairumtirgotājos grāmatu krājumus dažkārt var būt vieglāk kontrolēt, jo krājumi ir slēgti sabiedrībai, un krājumi mēdz iziet lielās partijās, nevis veicot nelielus atsevišķus pirkumus.
Dažādas programmatūras ir izstrādātas, lai palīdzētu uzņēmumiem izsekot saviem grāmatu krājumiem. Mazumtirgotājiem šīs programmas parasti saskaras ar tirdzniecības vietu sistēmām reģistriem, krājumu reģistrācijas programmām piegādes telpām un citām uzņēmējdarbības vadības programmām. Katra prece, kas ienāk biznesā, tiek pārbaudīta datorprogrammā, un, kad prece iziet no uzņēmuma, tā tiek vēlreiz pārbaudīta. Centralizēta programmatūra ļauj veikaliem uzreiz pārbaudīt esošos krājumus.
Zināt precīzu krājumu daudzumu ir svarīgi vairāku iemeslu dēļ. Grāmatu inventārs tiek izmantots, lai, piemēram, aprēķinātu uzņēmuma vērtību. To izmanto arī, lai noteiktu, kad lietas ir jāpārkārto un kādā daudzumā. Darbinieki paļaujas uz grāmatu krājumiem, lai pateiktu viņiem, vai kaut kas ir vai nav noliktavā, lai viņi varētu to nodrošināt klientiem vai pasūtīt, lai tas būtu pieejams. Grāmatvežiem parasti patīk arī precīzi inventarizācijas pārskati, jo viņi savos finanšu pārskatos izmanto krājumu un pārdošanas numurus.
Daudzos uzņēmumos ir sistēmas grāmatu krājumu un faktisko krājumu saskaņošanai. Piemēram, daži mazumtirdzniecības veikali katru gadu pavada dažas dienas, manuāli uzskaitot krājumus. Sarežģītākas sistēmas, piemēram, RFID tagus, var izmantot arī, lai izsekotu krājumu kustībai, jo īpaši masīvās noliktavās un kuģniecības centros. Darbinieki ir arī aicināti ziņot par neatbilstībām, ja viņi tās pamana.
SmartAsset.