Klīniskie pētījumi, lai pārbaudītu medikamentus un citas ārstēšanas metodes, ģenerē daudz datu, kas ir jāpārvalda un jāpārbauda precizitāte. Klīnisko datu pārvaldības sistēma ir rīks, ko eksperimentētāji izmanto, lai izsekotu visiem šiem datiem. Šīs sistēmas var būt papīra vai elektroniskas, un dažreiz tās pārvalda ārējs uzņēmums. Klīnisko datu pārvaldības sistēmas parasti ietver veidu, kā izsekot visiem klīniskā izmēģinājuma subjektiem, veidu, kā ziņot par nevēlamiem notikumiem, kalendāru un veidu, kā skatīt laboratorijas testu rezultātus.
Klīniskie pētījumi ir kontrolēti eksperimenti, lai pārbaudītu slimības ārstēšanas efektivitāti. Klīniskajā izpētē parasti ir divas grupas — viena grupa, kas saņem ārstēšanu, un viena grupa, kas to nedara. Šo divu grupu dati tiek salīdzināti, lai noskaidrotu, vai grupa, kas saņēma ārstēšanu, uzlabojās vairāk nekā kontroles grupa. Lai atrastu rezultātus, visi abu grupu dati ir rūpīgi jāreģistrē un jāpārbauda, vai nav kļūdu. Par šo uzdevumu rūpējas klīnisko datu pārvaldības sistēma.
Pētnieki klīniskajā izpētē aizpilda gadījumu ziņojumus, dokumentus, kas reģistrē informāciju no katra pētījuma subjekta. Šie gadījumu ziņojumi elektroniski vai papīra formātā tiek nosūtīti datu pārvaldniekam, kurš tos ievada sistēmā. Bieži vien divas atsevišķas personas ievadīs vienu un to pašu datu kopu, un sistēma salīdzinās abus ierakstus. Tas palīdz samazināt kļūdas datu ievadē. Pēc tam ierakstītajos datos tiek pārbaudītas loģikas kļūdas; piemēram, ja kāda vecums ir ierakstīts kā 240 gadi, iespējams, tā ir kļūda.
Viena ļoti svarīga klīnisko pētījumu funkcija ir eksperimentālās ārstēšanas nevēlamo blakusparādību pārbaude. Klīnisko datu pārvaldības sistēmā parasti ir iebūvēts modulis ziņošanai par blakusparādībām. Tas palīdz pētniekiem izsekot, cik bieži izmēģinājuma subjekti saskaras ar noteiktu blakusparādību.
Klīnisko datu pārvaldības sistēma arī seko līdzi visiem klīniskajā pārbaudē iesaistītajiem subjektiem. Dažas elektroniskās programmas pat ļauj subjektiem ievadīt savu informāciju. Šīs sistēmas ir noderīgas arī informācijas konfidencialitātes saglabāšanai.
Vēl viena noderīga funkcija, kas ir daudzām klīnisko datu pārvaldības sistēmām, ir kalendārs, kas seko eksperimenta grafikam. Piemēram, subjektam katru otro dienu var būt jālieto noteiktas zāles un reizi nedēļā jāapmeklē pētnieks, lai tas tiktu novērtēts. Klīnisko datu pārvaldības sistēma palīdz subjektiem un pētniekiem ievērot grafiku.