Negatīvie krājumi parasti ir atšķirības starp faktiskajiem krājumiem un virtuālajiem krājumiem, ko uzrauga un aprēķina datorsistēma. Tas parasti notiek, ja ir pieļauta kļūda vai sistēmas netiek pareizi atjauninātas, un norāda, ka ir pārdoti vai pārsūtīti produkti, kuriem nevajadzēja būt. Problēmas ar krājumiem var rasties arī tad, ja preces tiek pazaudētas, pēc tam krājumi tiek koriģēti, lai izņemtu nozaudētos produktus, un pēc tam tie tiek atrasti bez krājumu pārkārtošanas.
Šis termins sākumā var šķist pretrunīgs, jo tas nozīmē, ka uzņēmumam var būt mazāk par nulli produkta, taču tas ir saprātīgas krājumu pārvaldības sekas. Tas būtībā norāda, ka uzņēmums ir pārdevis produktus, kuru faktiski tur nav, vai ir pārdevis produktus, kas nebija iekļauti krājumu uzskaitē. Tas var notikt nepareizas komunikācijas dēļ starp sistēmām. Ja ražošanas uzņēmums ir pārdevis preci pirms tās izgatavošanas, tad iespējams, ka uzskaites sistēma var uzrādīt negatīvu krājumu, līdz prece ir izgatavota un uzskaite tiek labota.
Negatīvie krājumi var rasties arī nepareizas krājumu uzskaites vai produktu atņemšanas rezultātā no nepareizās atrašanās vietas uzņēmumā. Ja uzskaites dati datorā norāda, ka veikalā vajadzētu būt 12 no konkrētas preces, bet darbinieks nevar atrast šīs 12 preces, tās var tikt atņemtas no veikala krājumiem. Parasti tiek pieņemts, ka to izraisījusi kāda veida saraušanās, un tas var būt saistīts ar sliktu saņemšanas praksi vai zādzību. Ja visas 12 preces tiek atrastas un novietotas pārdošanai plauktā, nekoriģējot veikala krājumus, tad to pārdošana var radīt negatīvu krājumu šim veikalam.
Lai gan negatīvie krājumi ne vienmēr ir postoši uzņēmumam, tas var izraisīt sliktu uzskaiti un apgrūtināt krājumu kontroli. Iepriekš minētajā piemērā veikals ir zaudējis peļņu, jo preces nav plauktā, un var beigties ar pārāk daudz produkta, jo uz veikalu tiek nosūtītas jaunas preces un tiek atrastas trūkstošās preces. Situācija var rasties arī tad, ja uzņēmums nepareizi izseko vienu un to pašu preci vairākās vietās. Ja, piemēram, vietā A ir 50 preces un vietā B — 100 preces, tad 100 pārdošanas gadījumi vietā B, kas nepareizi dokumentēti kā no vietas A, radītu negatīvus krājumus vietā A.
SmartAsset.