Kas ir saglabāšanas periods?

Dokumenta glabāšanas periods ir laika periods, kurā dokuments ir jāuzglabā pēc tam, kad tas vairs netiek izmantots, jo, iespējams, nākotnē uz to būs jāatsaucas. Uzglabāšanas periods ir termins, kas visbiežāk tiek saistīts ar grāmatvedības un nodokļu dokumentiem, lai gan advokātiem parasti ir arī jāsaglabā klientu faili kādu laiku pēc pārstāvības beigām. Iespējams, visievērojamākais likumā noteiktā glabāšanas perioda piemērs ir Sarbanes-Oxley Act, kas ir 2002. gadā ASV pieņemtais krāpšanas apkarošanas tiesību akts, kas nosaka, ka ar revīzijām saistītie dokumenti ir jāsaglabā septiņus gadus. Nepieciešamie glabāšanas periodi atšķiras ne tikai dažādās nozarēs, bet arī dažādās jurisdikcijās.

Konkrēta glabāšanas perioda iemesli ir atkarīgi no konkrētās nozares noteikumiem, bet parasti tie ir vērsti uz to, lai nodrošinātu iespēju atsaukties uz dokumentiem kādā brīdī nākotnē. Pilnvarotajam laika posmam vajadzētu aptvert visu laiku, kurā būs nepieciešama iespēja atsaukties uz dokumentiem. Atsauces uz dokumentiem iemesli var būt nodokļu audita nolūkos, prokuratūras nolūkos vai vispārīgu iemeslu dēļ, ka dokuments, visticamāk, tiks izmantots noteiktā laika periodā.

Piemēram, Amerikas Savienotajās Valstīs personas ienākumu dokumenti, kas ietver jebkādas kvītis vai citus pierādījumus par veiktajiem atskaitījumiem, parasti ir jāsaglabā trīs gadus pēc iesniegšanas, jo parasti tas ir laika periods, kurā personas nodokļu deklarācija var tikt pārbaudīta. Advokātiem parasti ir jāsaglabā visi klientu faili labā formā sešus vai septiņus gadus pēc pārstāvības beigām. Tas ir tāpēc, ka gandrīz visām iespējamām tiesas prāvām tas ir maksimālais noilguma termiņš — laika posms pēc notikuma, par kuru kāds var iesniegt prasību, kas izriet no šī notikuma. Uzņēmuma dibināšanas dokumentiem ir nenoteikts glabāšanas laiks, jo tie ir nepieciešami, kamēr uzņēmums darbojas.

Amerikas Savienoto Valstu likumdevējs pieņēma 2002. gada Sarbanes-Oxley likumu, reaģējot uz vairākiem vērtspapīru krāpšanas gadījumiem uzņēmumos, kas nodarīja nopietnu kaitējumu investoriem. Sarbanes-Oxley ieviesa vairākas reglamentējošas procedūras, kas uzņēmumiem jāievēro, lai aizsargātu investorus no uzņēmuma vadītāju krāpšanas. Viens no ievērojamākajiem Sarbanes-Oxley noteikumiem bija septiņu gadu glabāšanas perioda noteikšana visiem dokumentiem, kas attiecas uz finanšu pārskatu revīziju.