Tā kā tagad tik daudz darījumu tiek veikts, izmantojot e-pastu, biznesa e-pasta etiķetes izpratne ir ļoti vērtīga. Dažas vadlīnijas, kas jāpatur prātā, ir: zināt savu auditoriju, nodrošināt īsu un precīzu saziņu, kā arī nodrošināt, lai uzņēmuma e-pasts būtu līdzīgs parastajam biznesa pastam. Šajās vadlīnijās par biznesa e-pasta etiķeti ir vairāki izņēmumi.
Ja kāds atbild uz darba vaicājumu vai uzņēmuma ziņu, noteikti pārbaudiet, ja iespējams, vai var nosūtīt pielikumus. Biznesa e-pasta ziņojumam, atbildot uz darba sludinājumu, būtībā jābūt pavadvēstulei. Lielākajā daļā reklāmu būs norādīts, vai pievienot CV vai izgriezt un ielīmēt CV. Daži uzņēmumi neatvērs pielikumus un izdzēsīs e-pastus ar pielikumiem.
Tāpat, ja pielikums ir pieņemams, pārliecinieties, ka tas nav garš. Vairumā gadījumu sūtīšana, kas pārsniedz 150 XNUMX, tiek uzskatīta par lielu biznesa e-pasta etiķetes pārkāpumu. Tomēr projektam, pie kura strādā divi cilvēki, dažkārt var būt nepieciešami grafikas vai projekta faili, kas aizņem vairāk vietas. Vienkārši noskaidrojiet, vai biznesa partneris vēlas, lai tie tiktu nosūtīti pa e-pastu. Viņš vai viņa var dot priekšroku gliemežu pasta diska kopijai, lai samazinātu e-pasta ielādes laiku.
Lietišķā e-pasta etiķete iesaka izmantot formalitātes, uzrunājot cilvēkus. Kopumā uzrunājiet cilvēkus tā, kā jūs to darītu sarunājoties ar šo personu. Ja kāds parasti uzrunā kādu kā Brauna kungu, nesāciet vēstuli, izmantojot Brauna kunga vārdu. Ja Brauna kungu parasti sauc vārdā, biznesa e-pasta etiķete pieļauj mazāk formālu adresi.
Ja sievietei nav zināms laulības statuss, biznesa e-pasta etiķete iesaka lietot terminu kundze. Izņēmums ir e-pasts ārstiem. Šajā gadījumā izmantojiet oficiālo nosaukumu Dr.
Noteikti iekļaujiet īpašu temata rindiņu par sava e-pasta saturu. Tas varētu būt “Atbildēt uz darba sludinājumu Nr. 1351 Kreiga sarakstā” vai “Tiksimies šonedēļ, lai apspriestu savas iespējas”. Pārliecinieties, vai priekšmets atspoguļo materiālu, kuru plānojat prezentēt.
Biznesa e-pastam nav vajadzīgas radošas pieturzīmes, smaidošas sejas vai citi uzplaukumi, kas var rasties ikdienas e-pastā starp draugiem. Tajā nedrīkst būt arī tērzēšanas saīsinājumi. Divi tuvi biznesa partneri varētu tos iekļaut savos e-pastos, taču parasti formāli ir labāk.
Lai samazinātu vietu, necitējiet visus materiālus, ko sūtījis kāds cits. Ja nepieciešams, izgrieziet, ielīmējiet un citējiet tikai īsus materiāla fragmentus. Ja materiāls nav būtisks, pirms atbildes uz ziņojumu izdzēsiet citēto materiālu. Tāpat saglabājiet savu materiālu īsu un jēgpilnu.
Lietišķā e-pasta etiķete turklāt prasa sazināties, izmantojot labu gramatiku, labi veidotus teikumus un pareizi uzrakstītus vārdus. Ja cilvēks šajās jomās nav spēcīgs, saziņa var izskatīties diezgan muļķīga un likt viņam šķist mazāk inteliģents. Noteikti pārbaudiet pareizrakstības un gramatikas materiālu un pēc tam izlasiet to vēlreiz skaļi, lai pārliecinātos, ka tas ir jēgpilns. Ja gramatika joprojām ir problēma, apsveriet biznesa rakstīšanas kursu, lai palīdzētu uzlabot rakstisko saziņu.
Visbeidzot, nepievienojiet biznesa partnerus savam joku sarakstam. Tas ir klajš biznesa e-pasta etiķetes pārkāpums. Ja kāds strādā ar kādu, kam patīk joki, lūdziet viņa privāto e-pastu, lai to pievienotu savam sarakstam. Tāpat nekad nepārsūtiet ķēdes pastu biznesa partneriem. Ja kāds saņem brīdinājumu par vīrusu, pirms nosūtīšanas biznesa partneriem pārbaudiet interneta mānīšanas vietnes. Lielākā daļa vīrusu brīdinājumu, kas tiek nosūtīti pa e-pastu, ir mānīšana un izraisa nevajadzīgu trauksmi vai aizņem vietu pastkastē, kurai vajadzētu būt uz biznesu.
SmartAsset.