Kā norāda termins, kvalitātes nodrošināšanas (QA) piegādātājs ir persona, kas nodrošina, ka noteiktais produkts atbilst nozares noteiktajiem standartiem, pirms to iesaiņo, nosūta, pārdod vai pieņem saņēmēja puse. Viņi fiziski pārbauda produktus un veic nozarei specifiskus testus, lai noskaidrotu, vai tie atbilst pieņemtajiem kvalitātes standartiem. Šīs kvalitātes vadlīnijas ir noteiktas katram produktam un nozarei, tādēļ, ja tās netiek ievērotas, prece tiks nosūtīta atpakaļ ražotājam vai pat atsaukta, ja tiks konstatēts, ka tā ir bīstama sabiedrībai.
Parasti produkta atbilstība tiek pārbaudīta, lai tā atbilstu vai pārsniegtu minimālos kvalitātes standartus. Tāpēc nevajadzētu uzskatīt, ka tikai tāpēc, ka produkts ir izturējis kvalitātes nodrošināšanas pārbaudes, tas ir augstas kvalitātes produkts. Vārda kvalitāte ikdienas sarunās lietotā nozīme atšķiras no tā lietojuma apstrādes rūpniecībā. Kvalitāte ikdienas lietošanā nozīmē izcilību vai pārākumu, savukārt ražošanā tā nozīmē pieņemamu pēc kvalitātes nodrošināšanas piegādātāja noteiktajiem un akceptētajiem minimālajiem standartiem.
Produktus var pārbaudīt un testēt pat pirms tie ir pilnībā pabeigti vai izgatavoti. Veids, kā viņi to dara, ir uzraudzīt ražošanas vai ražošanas procesā iesaistītos procesus un pārbaudīt izejmateriālu un mazāko komponentu kvalitāti, kas nonāk galaproduktā. Tas ir īpaši nepieciešams masveida ražošanas situācijās, jo var nebūt iespējams pārbaudīt katru montāžas līnijas vienību. Vieglāk un laika ziņā efektīvāk ir vienkārši veikt pārbaudi uz vietas, kas palīdzēs nodrošināt atbilstību nepieciešamajiem kvalitātes standartiem.
Kvalitātes nodrošināšanas piegādātājs iziet apmācību par dažādu ražošanā iesaistīto procesu un tās daudzo aspektu sistemātisku uzraudzību un novērtēšanu. Šo jomu sauc par kvalitātes nodrošināšanu. Tā ir nepieciešama visu ražošanas nozaru sastāvdaļa. Tomēr kvalitātes nodrošināšanas piegādātājs produktu vietā var uzraudzīt arī pakalpojumu kvalitāti. Uzņēmumiem, kas nodarbojas ar konsultāciju, banku, mazumtirdzniecības un datoru programmatūras izstrādi, ir ierasts, ka tie ir daži no tiem, kuriem periodiski tiek veikta kvalitātes nodrošināšanas uzraudzība. Veids, kā tas tiek darīts, ir novērot procesus, veikt intervijas un vērot uzvedības modeļus, kas vai nu veicina, vai mazina vēlamās kvalitātes sasniegumus. Pat pakalpojumus, kas parasti neietilpst uzņēmējdarbības jomā, var uzraudzīt kvalitātes nodrošināšanai. Lielisks piemērs ir izglītības pakalpojumi valsts sektorā.
Kvalitātes nodrošināšanas piegādātāja apmācība un kvalifikācija noteikti būs ļoti atšķirīga atkarībā no produkta vai pakalpojuma, kuru viņi uzraudzīs, pārbaudīs vai pārbaudīs. Kvalitātes nodrošināšanas piegādātāja amata apraksts kādam, kurš strādās ar produktiem apstrādes rūpniecībā, radikāli atšķirsies no cita, kurš novēros un uzraudzīs tādus pakalpojumus kā projektēšanas darbi vai tulkošanas pakalpojumi. Ja pakalpojumu novērtēšanā iesaistīts kvalitātes nodrošināšanas piegādātājs, parasti būs nepieciešams augstāks izglītības un apmācības līmenis.