Pacientu piekļuves pārstāvis reģistrē jaunus pacientus un sniedz informāciju par iestādi un tās politiku. Atkarībā no objekta lieluma šis darbinieks var pārstāvēt vienu nodaļu vai objektu kopumā. Pacienti var sazināties ar piekļuves pārstāvjiem, ja viņiem ir jautājumi vai bažas, un personāls arī strādā ar medicīnas komandām, lai nodrošinātu, ka cilvēkiem ir nepieciešamā informācija, lai nodrošinātu atbilstošu aprūpes līmeni. Parasti šādos amatos ir nepieciešama zināma lietvedības pieredze, un tā var palīdzēt pārzināt medicīnas terminoloģiju un veselības aprūpes vidi.
Kad jauni pacienti ierodas slimnīcā, klīnikā vai līdzīgā iestādē, pacientu piekļuves pārstāvis apkopo viņu demogrāfisko un kontaktinformāciju. Tas ļauj pārstāvim izveidot failu ar pamatinformāciju par pacientu, tostarp jebkādu apdrošināšanas segumu vai finansiālās palīdzības polisēm, uz kurām pacients var pretendēt. Pacientiem tiek sniegta arī informācija par rēķinu izrakstīšanas un atmaksas noteikumiem, kā arī citām pakalpojumu politikām, par kurām viņiem var būt jāzina. Ģimenes locekļi un draugi var saņemt informāciju par apmeklējuma laikiem, dāvanām, kuras var nosūtīt pacientiem, un ar to saistītajām lietām.
Ārkārtas situācijās, kad pacientiem nepieciešama tūlītēja ārstēšana, pacientu piekļuves pārstāvjiem var nebūt laika veikt uzņemšanas interviju vai arī pacients nevar sazināties. Tā vietā informāciju var ievākt no ģimenes locekļiem un citiem pacientiem ar pacientu. Makos var pārbaudīt identifikāciju, medicīniskās brīdinājuma kartes un citu dokumentāciju, kas var būt noderīga medicīnas personālam. Pacientu piekļuves pārstāvis sāk failu, kurā ir pēc iespējas vairāk informācijas, un atzīmē visus datu trūkumus, lai tos vēlāk savāktu.
Izrakstīšanas laikā pacienti var atkārtoti tikties ar piekļuves pārstāvi. Pacientiem jāsaņem izrakstīšanās dokumentācija ar informāciju par to, kā rūpēties par sevi mājās un kā rīkoties ārkārtas situācijā. Pacienta piekļuves pārstāvis to pārbauda, lai pārliecinātos, ka pacients to saprot, un komplikāciju pazīmju gadījumā sazināsies ar iestādi. Turklāt var tikt apspriesta ar rēķinu saistīta dokumentācija ar informāciju par to, kad būs jāmaksā rēķins un kā slimnīca apstrādā apdrošināšanas rēķinus.
Labas cilvēku prasmes ir noderīgas pacientu piekļuves pārstāvim, lai sazinātos ar pacientiem un viņu aprūpes komandu locekļiem. Svarīga ir arī uzmanība detaļām, jo īpaši, ja tiek reģistrēta informācija par alerģijām un citiem svarīgiem pacienta profila aspektiem. Parasti ir arī jāspēj ātri un precīzi rakstīt un ievērot konfidencialitātes likumus, lai aizsargātu pacientu privātumu.