Lieli un mazi uzņēmumi bieži saskaras ar izaicinājumu uzturēt organizētu biznesa ierakstu saglabāšanas sistēmu. Parasti biznesa dokumentus glabā līdz noteiktajiem vietējiem vai reģionālajiem laika ierobežojumiem. Zināt prasības attiecībā uz to, kas un cik ilgi jāsaglabā, tiek uzskatīts par ļoti svarīgu, lai nodrošinātu atbilstošu uzskaites sistēmu.
Uzņēmuma lielums parasti nosaka biznesa ierakstu glabāšanas sistēmas dziļumu. Daži no uzņēmējdarbības dokumentiem, kas tiek glabāti, ietver nodokļu deklarācijas un personāla lietas. Finanšu uzskaite, ko parasti uztur uzņēmums, ir darbības izdevumi, kapitāliepirkumi, pārdošanas ieņēmumi un īpašuma aktīvi.
Uzņēmumam ir jāpārbauda uzņēmējdarbības ierakstu saglabāšanas prasības, kas tiek piemērotas jurisdikcijā, kas regulē uzņēmuma nozari. Amerikas Savienotajās Valstīs ar nodokļiem saistīto uzņēmējdarbības ierakstu glabāšanas prasības ir tādas, ka uzņēmējdarbības dokumenti ir jāglabā vismaz trīs gadus. Dažas ieņēmumu prasības var radīt nepieciešamību saglabāt finanšu uzskaiti pat pēc ieteicamā laika beigām.
Personāla ieraksti parasti tiek glabāti vismaz četrus gadus. Šie un citi ieraksti tiek glabāti drošā vietā, īpaši tie, kas satur privātu informāciju par bijušajiem un esošajiem darbiniekiem. Parasti tiek saglabāta pilnīga uzskaite par algas nodokļu iesniegšanu un samaksu.
Vairumā gadījumu finanšu uzskaite tiek glabāta vismaz septiņus gadus. Pārskati no finanšu iestādēm, inventāra saraksti un gada ienākumu pārskati ir daži no dokumentu veidiem, kurus varētu iekļaut. Labas finanšu uzskaites uzturēšana varētu samazināt uzņēmējdarbības risku juridiskos jautājumos.
Uzņēmumi var arī atklāt, ka tīrīšanas sistēma, lai atbrīvotos no veciem vai neatbilstošiem biznesa dokumentiem, ir izdevīga. Uzņēmējdarbības ierakstu glabāšanas sistēmas politika varētu palīdzēt racionalizēt procesu un nodrošināt, ka visi darbinieki ievēro vienu un to pašu praksi. Tā parasti ir nepārtraukta procesa daļa, lai uzturētu atbilstošus uzņēmējdarbības ierakstus.
Ja biznesa dokumenti tiek glabāti uz vietas, parasti ir ieteicams nodrošināt pietiekamu vietu glabāšanai. Vispārēja prakse ir arī uzņēmējdarbības uzskaites elektroniskas lietas glabāšana. Tādā veidā attiecīgie dokumenti joprojām ir pieejami, un uzņēmums var izvairīties no darbības pārtraukšanas, ja ugunsgrēks vai cita katastrofa iznīcina papīra biznesa dokumentus.
Lielākā daļa uzņēmumu varētu izvēlēties izmantot ierakstu krātuves pārvaldības uzņēmumu. Tas var atbrīvot organizācijas laiku, lai koncentrētos uz jautājumiem, kas saistīti ar uzņēmējdarbību, nevis uzņēmējdarbības ierakstu glabāšanas pārvaldībai. Var tikt samazinātas visas iespējamās bažas par uzņēmējdarbības ierakstu saglabāšanas sistēmas ārpakalpojumu izmantošanu. Cienījams uzņēmums parasti izklāsta savus drošības elementus un uzņēmējdarbības dokumentu uzturēšanas praksi.
SmartAsset.