Medicīnisko ierakstu administrators ir atbildīgs par slimnīcas, klīnikas vai medicīnas centra medicīnisko ierakstu sistēmu pārraudzību. Tas var ietvert tāda personāla vadību, kas veic jebkādus uzdevumus, lai nodrošinātu, ka medicīniskie dokumenti ir droši un uzturēti saskaņā ar visiem piemērojamiem standartiem vai noteikumiem. Administratoriem jāplāno un jāvada personāla locekļu darbs un jānodrošina visa nepieciešamā apmācība. Medicīniskās uzskaites veidu un izmantotās sistēmas bieži nosaka administrators. Medicīnisko ierakstu administratoram ir jāspēj uzturēt labas darba attiecības ar advokātiem, juridiskajām personām, valsts aģentūru amatpersonām un citiem speciālistiem, lai nodrošinātu samaksu.
Viens no svarīgākajiem šī amata aspektiem ir medicīniskās dokumentācijas personāla darbības plānošana, vadīšana un novērtēšana. Medicīnisko ierakstu administrators parasti intervē cilvēkus, lai aizpildītu dažādus darbinieku amatus vai sniegtu ieteikumus par darbinieku pieņemšanu darbā. Liela daļa no šī darba ikdienas pienākumiem ir arī vadības nodrošināšana vai disciplināras sankcijas. Administrators var arī apmācīt darbiniekus veikt viņu īpašos pienākumus un daudzos noteikumos par medicīnisko ierakstu uzturēšanu, konfidencialitāti, saglabāšanu, apstrādi un ierakstu izdošanu.
Vēl viens medicīnisko ierakstu administratora pienākums ir atbilstošu procedūru un politikas formulēšana attiecībā uz medicīnisko ierakstu saturu, konfidencialitāti un apstrādi. Tam var būt nepieciešams izmantot digitālu vai automatizētu medicīnisko ierakstu arhīva sistēmu, sagatavot kopsavilkuma ziņojumus vadībai un formulēt procedūras attiecībā uz pārvaldīto aprūpes sniedzēju sniegto medicīnisko ierakstu saglabāšanu. Medicīnisko ierakstu administrators var arī izvēlēties ārējos pakalpojumu sniedzējus, kas nepieciešami medicīnisko ierakstu kopēšanai un atšifrēšanai un nodrošināt, ka šie pārdevēji ievēro noteikumus par pacientu informācijas konfidencialitāti. Lai informētu par jaunākajām metodēm un noteikumiem, kas attiecas uz medicīniskajiem ierakstiem, administratoram, iespējams, būs jāapmeklē pastāvīgas apmācības un jāuztur reģistrēta veselības informācijas administratora akreditācijas dati.
Medicīnisko ierakstu administratoram ir jāspēj saprast un interpretēt piemērojamos likumus un noteikumus, kas attiecas uz apstrādes metodēm un konfidencialitāti. Administratoriem jāspēj regulāri sazināties ar advokātiem, valsts amatpersonām, profesionāliem vienaudžiem un pat plašāku sabiedrību. Šim nolūkam administratoram ir jāspēj efektīvi sazināties ar daudziem dažādiem cilvēkiem. Viens no lielākajiem šī darba pienākumiem ir medicīnā ietvertās informācijas konfidencialitātes nodrošināšana. Atbilstība normatīvajiem aktiem par medicīniskajiem dokumentiem nodrošina pareizu un savlaicīgu nodevu un nodevu samaksu vai atmaksu no trešo personu maksātāju puses.