Personāla administrators strādā cilvēkresursu (HR) nodaļā un uzņemas atbildību par jautājumiem, kas saistīti ar darbinieku pieņemšanu darbā, apmācību un atlaišanu. Valdības struktūrās un visu lielumu uzņēmumos ir nodarbināti personāla administratori, lai gan dažos gadījumos organizācijas darbojas bez HR personāla. Šādos gadījumos departamentu vadītāji parasti risina personāla problēmas. Lielākie uzņēmumi bieži nodarbina personāla administratoru komandu un sadala personāla uzdevumus starp šiem darbiniekiem. Administratori parasti ziņo personāla vai personāla vadītājam vai direktoram.
Kad darba vietas kļūst vakantas, personāla administratoram ir jāizveido darba pieprasījums. Šajā dokumentā ir sīki aprakstīti pamata darba pienākumi, un parasti tajā ir iekļauts saraksts ar akadēmiskajām un profesionālajām akreditācijas apliecībām, kas pretendentam ir jābūt, lai viņu varētu izskatīt šajā amatā. Administratori parasti cieši sadarbojas ar departamentu vadītājiem, lai noteiktu algu diapazonu katram brīvajam amatam. Atvērtās pozīcijas bieži tiek publicētas iekšēji, un personāla administrators nosūta uzņēmuma mēroga memorandus vai e-pastus, lai potenciālie kandidāti informētu par darba piedāvājumu. Ja uzņēmums nevar ieņemt kādu amatu no iekšpuses, administrators publicē šo lomu ārēji laikrakstos, nodarbinātības birojos vai tiešsaistē.
Personāla administrators izskata darba pieteikumus un plāno intervijas. Ja darbā pieņemšanas menedžeris vēlas piedāvāt darbu konkrētam kandidātam, administratoram ir jāapspriež noteikumi ar pretendentu un jāveic nepieciešamās pagātnes vai atsauces pārbaudes. Administrators veic jaunu darbinieku orientāciju, kas ietver uzņēmuma kultūras, priekšrocību un darba pamatfunkciju izskaidrošanu jaunajiem darbiniekiem. Dažos gadījumos personāla administrators uzņemas atbildību arī par jaunu darbinieku apmācību vai apmācību sesiju plānošanu.
Strīdus starp darbiniekiem un disciplinārlietām parasti risina HR darbinieki. Personāla administratoriem ir jāpārliecinās, ka departamentu vadītāji nav pārkāpuši likumus, diskriminējot darbiniekus vai rīkojoties neētiski. Personālvadības administratori var nodrošināt sliktu darbinieku pazemināšanu, pārkvalificēšanu vai atlaišanu. Kad darbinieki tiek atlaisti, parasti personāla administratoram ir pienākums atcelt darbinieka pabalstus un izmaksāt atlaistajam darbiniekam pēdējo algu. Atsevišķos gadījumos atlaistie darbinieki uzrāda apsūdzību uzņēmumam, un tādā gadījumā personāla administratoram var nākties ierasties tiesā, lai izskaidrotu uzņēmuma rīcību.
Dažos uzņēmumos administratora darbi ir sākuma līmeņa amati, uz kuriem var pieteikties vidusskolas absolventi. Lielās korporācijas bieži pieprasa, lai cilvēkresursu darbiniekiem būtu grāds uzņēmējdarbības, vadības vai personāla administrācijas jomā. Pieredzējuši HR darbinieki var pāriet uz vadības amatiem. Parasti personāla vadītājiem ir minimāls tiešs kontakts ar uzņēmuma darbiniekiem, izņemot viņu vadītos personāla administratorus.