Iepirkuma administrators pārrauga pakalpojumu saņemšanas procesu no pārdevēja, kā arī iepirkumu un iepirkumu personāla pārvaldību. Šī profesionāļa lomai ir nepieciešamas zināšanas par uzņēmuma pakalpojumu un preču iegādes kārtību. Uzņēmumi bieži meklē veidus, kā iegādāties preces par konkurētspējīgu cenu, un iepirkumu administratora pienākums ir pārraudzīt procesus, kas saistīti ar šo iegādi.
Iepirkumu nodaļas administrators ir atbildīgs par uzņēmuma iepirkumu un iepirkumu nodaļas ikdienas darbību vadību. Viņš vai viņa ir atbildīgs par personāla uzraudzību, kā arī līgumu līgumu pārskatīšanu. Administrators arī izskata iepirkuma prasības līgumiem, kad uzņēmums pieprasa preces un pakalpojumus no pārdevējiem. Ir gadījumi, kad iepirkumu nodaļa pārbauda pārdevēju kvalifikāciju, lai nodrošinātu, ka tiek izmantots labākais un uzticamākais pieejamais pakalpojums.
Lielākajā daļā uzņēmumu iepirkumu administrators ir tieši pakļauts augstākajam vadītājam. Administratoram, slēdzot līgumus par precēm un pakalpojumiem, jāņem vērā uzņēmuma fiskālais stāvoklis un iespējas. Viņš vai viņa arī bieži ir atbildīgs par sanāksmju vadīšanu saistībā ar jaunu darbinieku pieņemšanu darbā, personāla jautājumiem un iepirkumu vai iepirkumu nodaļas tehniskajām vajadzībām. Administratori var arī norīkot, uzraudzīt un pārskatīt iepirkumu operāciju personāla darbu.
Iepirkuma administrators var regulāri tikties ar augstāko vadību, lai informētu viņus par jebkādām izmaiņām iepirkuma procesā. Administratori var arī piedāvāt norādījumus un apmācību iepirkumu personālam, kā arī pircējiem un pārdevējiem, kas apmeklē pircējus. Viņi var arī pārskatīt pakalpojumu un līgumu piedāvājumus, lai nodrošinātu, ka šie piedāvājumi atbilst pašreizējām iepirkuma politikām.
Iepirkumu administratoram ir svarīgas analītiskās prasmes, un viņam vai viņai, iespējams, būs ātri jāpārskata līgumi, lai identificētu visas iespējamās problēmas. Administratoriem arī jāprot efektīvi izmantot datoru lietojumprogrammas un rūpīgi jāizprot uzņēmuma izmantotā iepirkumu informācijas sistēma. Iepirkumu informācijas sistēmas bieži tiek izmantotas, lai izveidotu detalizētus iepirkumu pārskatus.
Iepirkumu administrators veic arī izmaksu analīzi un strādā ar uzņēmuma iepirkumu budžetiem. Budžeta plānošana ir būtiska efektīva iepirkuma procesa un visa uzņēmuma vadības sastāvdaļa. Administratoram jāizmanto efektīvas komunikācijas prasmes un jāspēj demonstrēt augsta līmeņa zināšanas par līgumu un iepirkuma procesu.