Ierakstu koordinators ir persona, kas organizē un pārvalda vai nu papīra, elektroniskās lietas vai abus. Šīs personas parasti strādā valsts iestādēs, universitātēs vai medicīnas iestādēs. Lai šo darbu veiktu efektīvi, ierakstu koordinatoram jābūt ārkārtīgi organizētam un jāsaglabā konfidencialitāte. Daži izplatīti darba pienākumi, kas saistīti ar šo amatu, ietver veidlapu aizpildīšanu, piekļuvi veidlapām personām, padoto uzraudzību, nepieciešamo datu iegūšanu pārskatiem un atskaišu izveidi.
Regulāra veidlapu aizpildīšana ir viens no svarīgākajiem ierakstu koordinatora pienākumiem. Ikreiz, kad veidlapa ir jāarhivē, viņam tā ir jāklasificē un jāievieto atbilstošā vietā. Šim pienākumam ir jābūt organizētam uzskaites koordinatoram, un viņam ir jābūt padziļinātām zināšanām par viņa glabājamajiem ierakstiem. Turklāt viņam būs konsekventi jākārto ieraksti, lai nodrošinātu, ka visas veidlapas atrodas pareizajā vietā. Dažos gadījumos viņam var būt nepieciešams arī laiku pa laikam iznīcināt noteiktus ierakstus, piemēram, juridiskos dokumentus, pēc noteikta laika.
Piekļuve privātpersonu ierakstiem arī ir liela šī darba daļa. Piemēram, ja viņš strādā universitātē, viņam, iespējams, būs jāatrod studentu ieraksti, lai apkopotu informāciju. Ja viņš strādā valsts iestādē, viņam, iespējams, būs jāpiekļūst juridiskiem dokumentiem. Šis darba aspekts prasa pilnīgu konfidencialitāti, tāpēc ir ļoti svarīgi, lai ierakstu koordinators nedalītos informācijā ar nepilnvarotām personām.
Izplatīta ir arī padoto pārraudzība. Mazākos departamentos viņš var uzraudzīt tikai dažus darbiniekus. Lielākajos gadījumos viņam var būt diezgan liels personāls, kas palīdz veikt precīzu un sakārtotu uzskaiti. Šim darba elementam ir nepieciešama persona ar labām vadības prasmēm un spēju pārraudzīt nodaļu.
Vēl viena ierakstu koordinatora darba sastāvdaļa ir pārskatiem nepieciešamo datu iegūšana. Piemēram, ja viņš strādā valsts iestādē, viņam, iespējams, būs jāatrod informācija, lai sagatavotu budžeta pārskatu. Šī prakse ietver attiecīgo dokumentu atrašanu un nepieciešamo datu izvilkšanu. Dažkārt datu uzkrāšana var būt nogurdinoša un laikietilpīga, ja ir iesaistīts liels dokumentu apjoms.
Turklāt ierakstu koordinatoram arī jāveido atskaites pēc tam, kad ir atrasti nepieciešamie dati. Vairumā gadījumu viņam ir jāievada dati datorā. Pēc tam viņš izdrukās diagrammas vai grafikus, kas izskaidro datu tendences. Kad viņš ir ieguvis diagrammas vai diagrammas, viņš parasti dalīsies informācijā ar attiecīgajām personām aci pret aci vai tiešsaistes sarakstē.