Dotāciju administrators ir atbildīgs par dotāciju piešķiršanu organizācijā vai uzņēmumā. Administrators apstrādā dokumentus un pieteikumus, izsniedz dotācijas un nodrošina naudas izlietošanu saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem. Viņš vai viņa bieži vien strādās ar pieciem vai vairāk klientiem vienlaikus, sekojot līdzi informācijai un sadalot līdzekļus atbilstoši katram klientam. Lielākā daļa budžetu, ar kuru administratori strādā katram klientam, ir no diviem līdz pieciem miljoniem ASV dolāru.
Lai strādātu šajā jomā, nav noteikts konkrēts kursu kopums, kas jāapgūst, lai gan ir nepieciešams bakalaura grāds. Ieteicams studēt ar pētniecību saistītu jomu, jo tā ir joma, kurā lielākā daļa klientu vēlas saņemt grantus. Pēc bakalaura grāda iegūšanas iegūstiet sertifikātu grantu vadībā. Seminārus piedāvā tādas grupas kā Nacionālā grantu pārvaldības asociācija (NGMA), un grantu administratoriem ir iespēja dotāciju pārvaldībā izvēlēties vienu no trim dažādiem virzieniem: federālo ceļu, caurlaides ceļu vai saņēmēju ceļu.
Grantu administratoram, kas strādā federālajā jomā, parasti ir valdības darbs; viņš vai viņa apstrādā valdības piešķirtās dotācijas. Nodošanas ceļš ir dotāciju pārvaldības aspekts, kurā administrators cieši sadarbojas ar dotācijas saņēmēju, instruējot un izglītojot viņus par procesu un pienākumiem, kas saistīti ar dotācijas saņemšanu. Saņēmēja sarakstā dotāciju administratora darbi ir vērsti uz to, lai palīdzētu tiem, kam nepieciešamas dotācijas, pieteikties uz tiem. Kad sertifikācija ir pabeigta, var iegūt darbu grantu administrācijā. Kad viņš vai viņa sāk praktizēt, administratoram ir stingri ieteicams apmeklēt 16 dienas apmācību nodarbībās gadā, lai sekotu izmaiņām jomā un jaunajiem grantu administrēšanas procesiem un procedūrām.
Grantu administratoru galvenā loma ir grantu pieteikumu apstrāde un sagatavošana. Tas ietver klientu budžetu pārskatīšanu, norādījumu sniegšanu klientiem par dotāciju piešķiršanu, nepieciešamo dokumentu un apstiprinājumu iegūšanu pirms dotācijas izsniegšanas, datu ievadīšanu organizācijas sistēmā, lai sekotu līdzi piešķirtajām dotācijām, visu aizpildīto un parakstīto dokumentu apkopošanu un šo dokumentu nosūtīšanu atbilstošs personāls. Otrs pienākums ir projektu administrēšana. Tas ietver dotācijas nosacījumu skaidrošanu, pienācīgu turpmāko procedūru nodrošināšanu, kritisko datumu un maksājumu reģistrēšanu, pirkuma pasūtījumu izveidi un pārvaldību un maksājumu uzraudzību. Pēdējā posmā, maksājot, granta administrators pieprasa klientam nepieciešamos finanšu pārskatus, pārbauda maksājumu uzskaiti, izpēta finanšu pārskatus, izskata rēķinus un reģistrē kvītis.