Parasti administratīvais koordinators pārvalda un atbalsta uzņēmuma vai organizācijas birojus. Galvenie darba pienākumi parasti ietver visaptveroša administratīvā atbalsta sniegšanu, atbalsta personāla uzraudzību un palīdzību budžeta pārvaldībā. Šie uzdevumi ir labi piemēroti personai, kas ir pašmotivēta, rūpīga un praktiska.
Primārie pienākumi
Administratīvā koordinatora galvenā loma ir saziņas funkcija starp departamentiem, ārējiem piegādātājiem un darbiniekiem. Lai darbotos efektīvi, lielākajai daļai organizāciju ir sarežģīta personu un speciālistu hierarhija, kuriem ir jāsadarbojas, lai paveiktu lietas. Administratīvie koordinatori parasti organizē, uzrauga un atvieglo šo darbplūsmu. Viņus var arī aicināt apgūt tehniskās detaļas un organizācijas iekšējo darbību, lai sniegtu specializētu atbalstu.
Piemēram, ja universitātes mācībspēkam ir nepieciešama ceļa izdevumu atlīdzināšana, koordinatoram, iespējams, būs jāsadarbojas ar vairākām citām nodaļām, lai nodrošinātu līdzekļus. Viņš vai viņa var strādāt ar ceļojumu biroju, grāmatvedības nodaļu, fakultātes atbalsta personālu vai citiem, lai apstrādātu fakultātes loceklim nepieciešamo informāciju. Administratīvais koordinators ar specializētām zināšanām par universitātes izdevumu atmaksas protokolu parasti var labāk apkalpot mācībspēku nekā citi skolas darbinieki.
Vadošais personāls
Lielas organizācijas administratīvais koordinators parasti vada atbalsta personālu. Šie darbinieki parasti ietver nodaļas darbiniekus, kas nav pakļauti uzraudzībai un sniedz biroja, sekretariāta vai finanšu pakalpojumus. Lielākā daļa koordinatoru ir atbildīgi arī par jaunu darbinieku pieņemšanu darbā, esošo darbinieku novērtēšanu vai aizrādīšanu un darba uzdevumu noteikšanu.
Atbalsta pienākumi
Administratīvajam koordinatoram var būt jāpilda pamata biroja pienākumi, īpaši, ja organizācija, kurā viņš strādā, ir maza. Viņš vai viņa var būt iesaistīts datu bāzu uzturēšanā, atskaišu veidošanā, vēstuļu rakstīšanā un citos vispārīgos atbalsta pasākumos. Koordinatori bieži ir atbildīgi par biroja apkopi, tostarp preču iegādi, darbu ar telpu pārvaldību un aprīkojuma apkopes nodrošināšanu.
Budžeta veidošana
Vēl viens svarīgs administratīvā koordinatora uzdevums ir palīdzēt sagatavot un īstenot organizācijas budžetu. Lielākā daļa koordinatoru parasti ir zināmā mērā iesaistīti sava uzņēmuma finanšu pārvaldībā. Viņi bieži ir iesaistīti naudas izlietojuma uzraudzībā, palīdz kontrolēt izmaksas, apstiprina izdevumus un raksta finanšu pārskatus.
Kļūstot par administratīvo koordinatoru
Galvenā administratīvā koordinatora kvalifikācija ir iepriekšēja darba pieredze, un daudzām organizācijām ir nepieciešams līdzvērtīgs septiņu gadu administratīvais atbalsts. Daudzi koordinatori iepriekš ieņēma biroja vai administratīvo vadītāju, administratīvo asistentu vai klientu apkalpošanas pārstāvju amatus. Papildus pieredzei daudzos no šiem amatiem ir nepieciešams vismaz vidusskolas diploms vai vispārējās ekvivalences diploms (GED). Dažām organizācijām var būt nepieciešams bakalaura vai pat augstākā līmeņa koledžas grāds.