Jebkura administratīvā darbinieka galvenais uzdevums ir pārvaldīt dokumentus un personāla uzdevumus, kas nepieciešami, lai nodrošinātu ikdienas biznesa nevainojamu norisi. Šāda veida profesionāļi parasti ir zināmā mērā augsta ranga, un viņiem papildus darbam pie galda parasti ir arī vadības pienākumi. Lielākā daļa korporāciju un valsts iestāžu nodarbina šāda veida cilvēkus, lai palīdzētu nodrošināt, ka iekšējās darbības un biznesa funkcijas notiek tā, kā vajadzētu. Gandrīz katrā kontekstā darbs ietver četras galvenās funkcijas: saziņu, koordināciju, ikdienas administratīvos uzdevumus un ilgtermiņa plānošanu.
Loma korporācijās
Daudzi no pazīstamākajiem administratīvajiem darbiniekiem strādā uzņēmumos. Lielos uzņēmumos bieži vien ir vesela nodaļa, kas veltīta administratīvajām lietām, un virsnieks pilda tās vadītāja pienākumus. Mazākas organizācijas parasti nolīgst šāda veida speciālistus, lai strādātu kopā ar citiem vadītājiem daudz praktiskāk. Jebkurā gadījumā darba centrā ir vadība. Administratīvais darbinieks ir atbildīgs par procesu un personāla pārraudzību, lai pārliecinātos, ka uzņēmums spēj sasniegt noteiktus definētos mērķus. Tas var ietvert visu, sākot no projektu piešķiršanas līdz atskaišu rakstīšanai un izvades numuru analīzei. Liela daļa darba ir “iekšējais”, kas nozīmē, ka tas ir balstīts uz papīra ziņošanu un reģistrēšanu.
Valdības amati
Lielākajai daļai valdību ir nepieciešami arī administratīvie darbinieki, lai gan šo profesionāļu pasaule mēdz būt nedaudz atšķirīga. Tā vietā, lai palīdzētu uzņēmumam sasniegt savus mērķus, šīs personas uzdevums ir palīdzēt sabiedrībai informēt, kā klājas ievēlētajiem vai ieceltajiem vadītājiem. Viņš vai viņa var arī strādāt tieši ar šiem vadītājiem, lai pārliecinātos, ka viņi paliek uz pareizā ceļa. Darbs joprojām ir ļoti uz papīra vērsts un ir saistīts ar daudzu ziņojumu rakstīšanu un skaitļu kraušanu. Galvenā atšķirība ir paredzētajā auditorijā un virsmērķī.
Sakari
Administratīvajiem darbiniekiem gan uzņēmumos, gan valsts iestādēs parasti daudz jākoncentrējas uz saziņu. Šie speciālisti parasti ir saistīti gan ar augstāko vadību, gan ar vadošajiem darbiniekiem, un zināmā mērā ir atbildīgi par ziņojumu nosūtīšanu starp šīm divām grupām. Visai komunikācijai parasti ir jābūt skaidrai, kodolīgai un profesionālai. Spēja noteikt, ar kādu informāciju dalīties, un labākā saziņas metode parasti ir ļoti svarīga.
Komandas aktivitāšu koordinēšana
Lielākā daļa administratīvo darbinieku lielu uzmanību pievērsīs arī dažādu cilvēku grupu apvienošanai, lai sagatavotu īpašus ziņojumus vai iegūtu noteiktu informāciju par to, kā notiek lietas. Saskaņojamo aktivitāšu un komandu veidi ir atkarīgi no nozares, uzņēmējdarbības funkcijas un vispārējās uzņēmējdarbības prakses. Piemēram, pakalpojumu firmā darbiniekiem, iespējams, būs jākoordinē tehniķu atrašanās vietas, darba vietas un produktu piegādes. Medicīnas praksē darbs var būt saistīts ar informācijas plūsmas racionalizēšanu starp pacientiem, tirdzniecības pārstāvjiem, konsultantiem un medicīnas speciālistiem, kas veido prakses pamatu.
Ikdienas administratīvie uzdevumi
Gandrīz katrai organizācijai ir arī daudz mazāku uzdevumu, kas var šķist ikdienišķi, taču tie ir jāpabeidz, lai bizness darbotos kā parasti. Liela daļa no tiem ir saistīti ar dokumentu kārtošanu, un lielākā daļa no tiem ietilpst administratīvā darbinieka galvenajā darba aprakstā. Tas ietver rēķinu apmaksu, rēķinu izsniegšanu klientiem, saņemto maksājumu apstrādi un darbinieku algu saraksta izveidi. Pārvedumi valdībai un citām aģentūrām arī ir jānosūta kopā ar pareiziem apliecinošiem dokumentiem.
Mazos uzņēmumos vai aģentūrās administratīvais darbinieks bieži vien ir atbildīgs par šiem uzdevumiem pats. Augstākas pilnvaras vadītāji bieži neveic šāda veida uzdevumus personīgi, tā vietā dodot priekšroku to deleģēšanai jaunākiem darbiniekiem, taču parasti viņi ir atbildīgi par to, lai tie tiktu veikti pareizi un laikā. Ja uzņēmumam ir problēmas ar norēķiniem vai tas atpaliek no lielu maksājumu veikšanas, administratīvais darbinieks bieži vien ir viens no pirmajiem, ko vaino.
Plānošanas loma
Administratīvā darbinieka darbā viņš parasti ir visu uzņēmējdarbības aktivitāšu centrā, kas sniedz interesantu skatījumu uz to, kā notiek un darbojas daudzas dažādas lietas. Uzņēmumi un valdības var meklēt veidus, kā izmantot šāda veida “redzēt visu” pieeju, kad runa ir par plānošanu visas organizācijas mērogā. Tas var būt tikpat vienkārši kā saprātīgu mērķu noteikšana nākamajam ceturksnim vai palīdzība kampaņas pieejas stratēģijā. Administratīvajam darbiniekam var tikt uzdots atrast organizācijai lielāku telpu, plānot pārvietošanos un, piemēram, izveidot darba telpu, vai arī viņam var tikt uzdots noskaidrot, kas iedzīvotājiem nepieciešams, kad runa ir par kaut ko konkrētu, piemēram, nodokļu atvieglojumiem, un pēc tam meklēt dažādi risinājumi un iespējamie labojumi.
Darba iegūšana
Nav viena saraksta, kas nepieciešams, lai kļūtu par administratīvo darbinieku, daļēji tāpēc, ka ir daudz dažādu iespēju. Prasības vadībai lielā korporācijā patiešām atšķiras no prasībām mazā bezpeļņas vai vietējās valdības birojā. Lielākā daļa kandidātu ir pabeiguši pēcvidusskolas apmācību programmu uzņēmējdarbības vadībā vai vadībā, kas apliecina viņu lietpratību iekšējās darbības un personāla koordinēšanas jomā. Tomēr ārpus pamatizglītības daudz kas ir atstāts individuālā uzņēmuma ziņā.
Daudzus darba devējus vairāk interesē saistīta darba pieredze, nevis akadēmiskās akreditācijas dati. Ļoti svarīga ir pieredze problēmu risināšanā, konfliktu pārvaldībā un datorsistēmu izmantošanā. Ļoti noderīga var būt arī spēja tikt galā ar spiedienu, strādāt ar laika ierobežojumiem un tikt galā ar pretrunīgām prioritātēm. Vairumā gadījumu rūpīga konkrēta darba apraksta pārskatīšana ir labākais veids, kā kandidāti izdomāt, kāda konkrēta iespēja patiesībā būs nepieciešama.
Izvairieties no neskaidrībām ar biroja administratoriem
Amata nosaukumu “administratīvais darbinieks” dažkārt var viegli sajaukt ar līdzīgi izklausītajiem “biroja administratora” un “administratīvā biroja asistenta” amatiem, lai gan tie parasti ir diezgan atšķirīgi. Biroja administrators vai biroja asistents būtībā ir sekretārs vai palīgpersonāls, kuram ir ļoti maza nozīme dokumentu noformēšanā, atbildēšanā uz tālruņu numuriem un citos zema līmeņa administratīvajos darbos. Amatpersonas biežāk ir vadītāji, kuriem ir liela apmācība un pieredze un kuri vairāk darbojas kā vadītāji, nevis atbalstītāji. Abu veidu darbi ietver dažādu papīra uzdevumu pārvaldību, tikai ļoti dažādos līmeņos.