Lai iegūtu diplomātisko pasi, parasti ir nepieciešams pieteikums, pases fotoattēli un rīkojumi vai paziņojums, kurā norādīta šādas dokumentācijas nepieciešamība. Lielākajā daļā valstu šos dokumentus izsniedz valdības darbiniekiem un viņu pilnvarotām apgādājamām personām, kuras ceļo vai norīkotas uz ārzemēm oficiālu valsts darījumu veikšanā. Sponsorējošā organizācija vai valsts aģentūra parasti pieprasa un saņem personas pasi. Šīs pases ir bez maksas, un tās var izmantot tikai ceļojot uz ārzemēm kā daļu no turētāja oficiāliem pienākumiem.
Diplomātiskās pases pieteikšanās process dažādās valstīs var atšķirties. Kandidāti parasti ir nodarbināti savās valdībās vai ir šāda darbinieka tuvākie ģimenes locekļi vai pilnvaroti pavadoņi. Diplomātiskās pases izsniedz valdības darbiniekiem, kuriem jādodas uz ārzemēm, lai pildītu dienesta pienākumus. Rezultātā pieteikšanās process bieži ietver interviju ar valsts sekretāru vai izdevējiestādi.
Kandidāti bieži sāk pieteikšanās procesu, aizpildot pases pieteikumu. Var pieprasīt arī pases fotogrāfijas, kā arī pilsonības un citu personu apliecinošu dokumentu. Turētāji reti piesakās un saņem pases kā privātpersonas. Parasti pieprasījumu pieteikuma iesniedzēja vārdā iesniedz sponsorējošā valsts aģentūra, piemēram, militārā iestāde. Amerikas Savienotajās Valstīs pieprasījumus var iesniegt arī ar pieteikuma iesniedzēja federālā kongresa pārstāvja starpniecību.
Diplomātiskās pases turēšana nepiešķir un nenodrošina diplomātisko imunitāti vai bezvīzu ceļošanu. Diplomātisko imunitāti vai brīvību no kriminālvajāšanas saskaņā ar uzņēmējas valsts tiesību aktiem nepiešķir turētāja mītnes valsts, bet gan uzņemošā valsts. Šī privilēģija tiek piešķirta, apzinoties, ka uzņēmējas valsts diplomātiem tiks nodrošināta abpusēji imunitāte. Vīnes konvencija par diplomātiskajām attiecībām nodrošina diplomātisko attiecību tiesisko regulējumu, un 187. gadā to ir ratificējušas 2011 valstis. Dažām valstīm līgums vēl ir jāratificē, savukārt citas atzīst tikai dažus noteikumus.
Personām, kurām ir diplomātiskā pase, kā arī viņu pilnvarotajiem apgādājamajiem parasti ir jāsaņem diplomātiskās vīzas, ja viņi ceļo oficiālu valdības darījumu dēļ. Piemēram, tiem, kas ceļo kā tūristi, diplomātiskās vīzas nav vajadzīgas. Diplomātiskās vīzas parasti ir rezervētas tiem, kas pārstāv savas valsts valdības, nevis valsts, provinces vai vietējās struktūras.
Vairumā gadījumu diplomātiskās vīzas ir jāsaņem pirms ceļojuma, un tām ir nepieciešama intervija ar konsulāro amatpersonu. Bieži tiek intervēti arī visi pilnvarotie apgādājamie, pavadoņi vai darbinieki, kuri ceļos kopā ar valdības pārstāvi. Militārais personāls var pretendēt arī uz diplomātiskām vīzām noteiktos apstākļos, piemēram, izejot militārās mācības.
Ir tiešsaistes uzņēmumi, kas apgalvo, ka var nodrošināt diplomātiskās pases un diplomātiskās tikšanās par lielu samaksu. Viņi parasti piedāvā amatus un pases no Āfrikas un okeāna valstīm. Daži sola iegūt vēstnieku vai citus amatus, piemēram, ministru, konsulu vai atašeju.
Šie pakalpojumi parasti ir krāpnieciski, jo diplomātiskās dokumentācijas un pasu aģentūras tikšanās neprasa maksu no kvalificētām personām. Ja vien īpašnieks nav oficiāls valsts darbinieks, kuram ir nepieciešami dokumenti ceļošanai, pildot savus pienākumus, personām nav vajadzīgas un nevajadzētu izsniegt diplomātiskās pases vai vīzas. Par ceļošanu ar krāpnieciski iegūtiem diplomātiskajiem dokumentiem var draudēt bargs juridisks sods.