Pastāv vairākas situācijas, kurās personai var būt nepieciešams uzrakstīt atbrīvojuma vēstuli. Piemēram, var būt nepieciešams paskaidrot, kāpēc nodokļu maksātājs ir atbrīvots no noteiktu vietējo, valsts vai federālo nodokļu maksāšanas. Turklāt šāda vēstule var būt nepieciešama, lai likumīgi apstiprinātu atbrīvojumu no likumā noteiktajām vakcinācijām vai citām juridiskajām prasībām, kuru neievērošanai personai ir pamatots iemesls. Lai gan katrā situācijā var būt nepieciešama nedaudz atšķirīga informācija, atbrīvojuma vēstules formāts lielākoties būs vienāds neatkarīgi no tā paredzētā lietojuma. Vēstulē jāiekļauj identifikācijas pamatinformācija, skaidrojums par juridisko pienākumu un atbrīvojuma iemesls, kā arī skaidri jānorāda, ka rakstītāja pieprasa atbrīvojumu.
Rakstot atbrīvojuma vēstuli, vispirms ir jāpārliecinās, vai sarakste ir adresēta atbilstošajai personai vai aģentūrai. Piemēram, nodokļu aģentūrām var būt daudz dažādu biroju un adrešu, kas saņem nodokļu maksātāju korespondenci. Vienkāršam telefona zvanam ir jānodrošina pareiza pasta adrese un tās personas vārds, kurai vēstule jāadresē, ja nepieciešams.
Pašā vēstulē, ja tā nav uz veidlapas, ir jāietver rakstītāja atbilstošā informācija, piemēram, vārds, adrese un e-pasta adrese vai tālruņa numurs. Pēc tam, kad tas ir pareizi adresēts, vēstulē jānorāda, uz ko tā ir atsauce, piemēram, “atbrīvojums no tirdzniecības nodokļa” vai “atbrīvojums no vakcinācijas”. Jānorāda arī nodokļu maksātāja identifikācijas numurs vai sociālās apdrošināšanas numurs, lai saņēmējs zinātu, kuru ierakstus ietekmē atbrīvojums.
Atbrīvojuma vēstules tekstā rakstītājam jānorāda juridiskais pienākums, uz kuru viņš vai viņa pieprasa atbrīvojumu. Piemēram, ja juridiskais pienākums ir maksāt tirdzniecības nodokli, tad vēstules autoram ir jāatzīst, ka šis pienākums ir vēstules priekšmets un līdz ar to arī atbrīvojums. Pēc tam, kad ir norādīts, kāds ir juridiskais pienākums, rakstniekam jāpaskaidro, kāpēc viņam vai viņai ir tiesības uz atbrīvojumu no pienākuma. Ja iespējams, autoram ir jāiekļauj atsauce uz juridisku avotu, kas dod viņam vai viņai tiesības uz atbrīvojumu.
Līdztekus juridiskā pienākuma izskaidrošanai un iemeslam, kādēļ rakstītājs uzskata, ka viņam vai viņai ir tiesības uz atbrīvojumu, vēstulē skaidri jānorāda, ka rakstnieks pieprasa atbrīvojumu. Ja atbrīvojums attiecas uz nepilngadīgo, piemēram, vakcinācijas pienākuma gadījumā, rakstniekam ir jānorāda bērna vārds, attiecības ar bērnu un jāapliecina vecāku atbrīvojums, piemēram, reliģisku iemeslu dēļ. Nosakot atbrīvojumu vienkāršā teikumā vēstules beigās, lasītājam būtu skaidri jānorāda, ka autors pieprasa atbrīvojumu.