Iekšējo ieņēmumu dienesta (IRS) veidlapu W-9 parasti izmanto, lai savāktu atbilstošu informāciju par Amerikas Savienoto Valstu neatkarīgo darbuzņēmēju vai ārštata darbinieku. Šī veidlapa nodrošina oficiālu veidu, kā uzņēmumi un uzņēmēji var nodrošināt identificējošu informāciju par personām, kuras viņi maksā. Uzņēmumi izmanto savākto informāciju, iesniedzot vajadzīgās veidlapas IRS un sniedzot informatīvās veidlapas darbuzņēmējam. Uzņēmums, kas nolīgst neatkarīgus darbuzņēmējus, katram darbuzņēmējam glabā vienu no šīm veidlapām. Dažreiz finanšu iestādes, kas maksā procentus un dividendes, izmanto arī W-9 veidlapu.
Pareizais veids, kā izmantot veidlapu W-9, ir atkarīgs no tās personas lomas, kura to izmanto. Ja uzņēmums pieņem darbā neatkarīgus darbuzņēmējus vai ārštata darbiniekus, tas katram nolīgtajam darbuzņēmējam izsniedz tukšu veidlapas kopiju. Kad darbuzņēmējs to aizpilda un atdod uzņēmumam, tas tiek glabāts uzņēmuma failu sistēmā. Ja darbuzņēmējs pārceļas uz citu vietu vai piedzīvo citas izmaiņas, tostarp uzņēmuma nosaukuma maiņu, viņam ir jāpabeidz jauns W-9.
Ja persona, kas izmanto veidlapu W-9, ir neatkarīgs darbuzņēmējs vai ārštata darbinieks, viņa uzdevums ir aizpildīt veidlapu, parakstīt un datēt to un atgriezt to uzņēmumam, kas to pieprasījis. Tas ietver viņa pilnā vārda un uzvārda norādīšanu, kā tas ir norādīts viņa nodokļu deklarācijā, un viņa oficiālo uzņēmuma nosaukumu, ja viņš tādu izmanto. Neatkarīgajam darbuzņēmējam ir arī jāizvēlas sava biznesa organizācijas veids. Piemēram, persona, kas ir sava uzņēmuma vienīgais īpašnieks vai vientuļš ārštata darbinieks, parasti atzīmē lodziņu privātpersona/individuālais īpašnieks. Ir arī izvēles rūtiņas korporācijām, personālsabiedrībām un sabiedrībām ar ierobežotu atbildību.
Pēc tam darbuzņēmējs sniedz savu pilnu adresi un sociālās apdrošināšanas numuru. Ja viņam ir darba devēja identifikācijas numurs (EIN), viņš var norādīt to sociālās apdrošināšanas numura vietā. Ja persona ir atbrīvota no rezerves ieturēšanas, tā atzīmēs arī izvēles rūtiņu “Atbrīvots maksājuma saņēmējs”.
Nākamais solis W-9 veidlapas aizpildīšanā ir tās parakstīšana. Kad persona paraksta šo veidlapu, viņš apliecina, ka uz viņu neattiecas rezerves ieturējums. Ja uz personu attiecas rezerves ieturējums, uzņēmums, kas viņam maksā naudu, IRS vārdā ietur 28 procentus no viņa naudas. Tas var notikt, ja pastāv neatbilstība starp veidlapā sniegto informāciju un IRS ierakstiem. Personai var tikt ieturēta arī nauda, ja viņa ir parādā nodokļus un ir saņēmusi paziņojumu, ka uz viņu attiecas rezerves ieturējums.