Laba grāmatvedības programmatūras pakotne ir izstrādāta, lai atvieglotu biznesa grāmatvedību. Izvēloties šāda veida programmatūru, ir svarīgi izvēlēties produktu, kas ir intuitīvs, viegli instalējams un vienkārši pārvaldāms. Šajā programmā jāiekļauj pamata grāmatvedības pārskati, nodokļu sagatavošanas moduļi un līdzekļu inventarizācijas kontrole. Ir arī svarīgi nodrošināt, lai programmatūra būtu saderīga ar organizācijā izmantotajiem datoriem.
Tipiska grāmatvedības programmatūras programma tiks izstrādāta, lai pārvaldītu vairākus uzņēmuma finanšu aspektus. Šai sistēmai nepieciešami moduļi peļņas un zaudējumu pārskatiem, aktīvu un pasīvu pārskatiem, bilancēm un debitoru parādu moduļiem. Paketē jāiekļauj rīki visu nepieciešamo uzņēmuma grāmatvedības funkciju pārvaldīšanai.
Debitoru parādi ir uzņēmuma neapmaksātas iekasēšanas summas. Tā ir nauda, kas uzņēmumam ir parādā par veiktajām precēm vai pakalpojumiem. Grāmatvedības programmatūras pakotnēm vajadzētu automatizēt inkaso rēķinu drukāšanu, ko var nosūtīt klientiem.
Krājumu pārvaldība ir vēl viens modulis, kas parasti ir pieejams lielākajā daļā grāmatvedības programmu. Tas palīdz uzņēmumam izsekot tā materiāliem un aprīkojumam. Šis automatizācijas rīks nodrošina centrālu vietu, lai izsekotu uzņēmuma krājumiem.
Nodokļu sagatavošana ir grūts uzdevums jebkuram uzņēmumam. Labai grāmatvedības sistēmai šis process ir jāautomatizē. Tas palīdz racionalizēt nodokļu veidlapu sagatavošanu, pamatojoties uz uzņēmuma pārdošanu un izdevumiem. Tas palīdz uzņēmumam samazināt kļūdas un uzlabot nodokļu sagatavošanas kvalitāti.
Grāmatvedības programmatūrā jāiekļauj arī moduļi uzņēmuma rēķinu pārvaldībai. Šie rēķini ir nauda, ko uzņēmums ir parādā citiem uzņēmumiem, privātpersonām vai organizācijām par materiāliem vai pakalpojumiem. Grāmatvedības pakete sakārto šos rēķinus, pamatojoties uz parādu datumu, kas atvieglo rēķinu savlaicīgu apmaksu.
Lielākā daļa mūsdienu grāmatvedības programmu ir pieejamas no interneta. Šīs attālās programmas parasti ir viegli pārvaldīt un lēti uzturēt. Daudzi uzņēmumi nodrošina grāmatvedības programmatūras kā pakalpojumu, kas tiek iznomāts katru gadu.
Grāmatvedības programmās ir iekļauti arī automatizēti čeku apmaksas moduļi, kas var izdrukāt čekus. Programmatūra izseko čeku numurus un izmanto īpašus perforētus čekus, kurus var izdrukāt uz standarta lāzerprintera. Šīs automātiskās pārbaudes parasti ir viegli izsekot un uzturēt.
Darbinieku algas ir vēl viena funkcija lielākajā daļā grāmatvedības programmatūras programmu. Šis modulis pārvalda katra darbinieka gada algu, nodokļus un pabalstus. Tajā ir iekļautas arī funkcijas, kas ļauj katru gadu sagatavot darbinieku nodokļu pārskatus.