Telekonferenču sistēma parasti sastāv no telekomunikāciju tīkla, kas ļauj pārraidīt informāciju starp cilvēkiem dažādās vietās. To bieži izmanto biznesa sanāksmēm, semināriem un akadēmiskām konferencēm. Ir pieejamas daudz dažādu veidu telekonferenču sistēmas. Pieņemot lēmumu, daži no faktoriem, kurus jūs varētu vēlēties apsvērt, ir jūsu telekonferences precīzie mērķi un to, kādus multivides veidus vēlaties izmantot, piemēram, video, audio vai internetu.
Agrāk viena no izplatītākajām telekonferenču sistēmas iespējām bija slēgtās ķēdes televīzija. Tas ļāva cilvēkiem sazināties gan vizuāli, gan dzirdami. Tomēr līdz ar interneta parādīšanos šāda veida telekonferences ir kļuvušas mazāk populāras. Tīmekļa lietojumprogrammas biežāk tiek izmantotas tādu iemeslu dēļ kā pieejamība, praktiskums un efektivitāte. Telekonferenču sistēmas popularitāte var būt svarīgs apsvērums, izvēloties, jo plaši izmantota modeļa izvēle var atvieglot sakaru tīkla izveidi starp atsevišķām, dažādām vietām.
Audio telekonferenču sistēma ir vēl viena plaši izmantota iespēja. Kā norāda nosaukums, tas nodrošina saziņas audio apmaiņu. Daudzi cilvēki dod priekšroku audio telekonferencēm tās elementārās vienkāršības dēļ — sistēma parasti sastāv no vienas tālruņa līnijas, kurai ir pievienotas vairākas puses. Vēl viens svarīgs audio saziņas aspekts ir tas, ka cilvēkiem nav jāuztraucas par to, kā viņi izskatās kamerā.
Viens no labākajiem konferences vadīšanas līdzekļiem ir interneta telefonija. Citādi pazīstama kā Voiceover Internet Protocol (VoIP), šī ir telekonferenču sistēma, kas izmanto balss sakarus, izmantojot internetu vai pakešu komutācijas tīklus. Tas parasti tiek slavēts par pieņemamām izmaksām. Piemēram, interneta tālruņa zvani parasti ir lētāki nekā parastie tālruņa zvani, tāpēc tas ir labs risinājums uzņēmumiem, kas vēlas ietaupīt naudu.
VoIP sistēmai ir arī ievērojama priekšrocība tās elastībā. Piemēram, tas ļauj vienā platjoslas savienojumā dzirdēt vairākus tālruņa zvanus. Turklāt viss, kas nepieciešams, lai izveidotu šāda veida telekonferenču sistēmu, ir interneta pieslēgums. Tas ļauj sapulcēm un telekonferencēm izveidot savienojumu gandrīz visur, kur ir pieejams interneta pieslēgums.
Daudzi uzņēmumi specializējas telekonferenču risinājumos. Tā var būt laba ideja un “vienas pieturas aģentūra”, kas atbilst jūsu vajadzībām. Lielākā daļa telekonferenču piegādātāju piedāvā dažādus produktus un pakalpojumus, kā arī var nodrošināt tīmekļa konferenču aprīkojumu un atbalstu. Šie uzņēmumi var piedāvāt arī pasākumu vadības pakalpojumu, kas parasti nozīmē, ka viņi organizēs visu telekonferenci jūsu vietā. Tas var ietvert ielūgumu izsūtīšanu dalībniekiem vai pārliecināšanos, ka visas tehnoloģijas un aprīkojums darbojas pareizi. Tas viss var palīdzēt nodrošināt pēc iespējas veiksmīgāko konferenci.