Pasākumu plānotājs, pazīstams arī kā pasākumu konsultants vai koordinators, ir profesionālis, kas atbild par īpaša pasākuma plānošanu, visu detaļu sinhronizēšanu un uzraudzību. Lielākā daļa cilvēku izvēlas pasākumu plānotāju lielai lietai, kas prasa lielu saskaņošanu, piemēram, kāzām, lielai dzimšanas dienai vai korporatīvam pasākumam. Lai gan pasākumu plānotāja nolīgšana ir papildu izdevumi, labs profesionālis var palīdzēt izplānot ideālu ballīti atbilstoši jūsu budžetam. Lielākajai daļai pasākumu plānotāju ir sakari ar pārdevējiem un uzņēmumiem, un viņi var saņemt īpašus piedāvājumus, ietaupot tūkstošiem dolāru, salīdzinot ar mazumtirdzniecības cenu.
Pirms pasākuma plānotāja izvēles ir jāņem vērā vairākas lietas. Vispirms ir jāņem vērā, cik lielu spēku vēlaties atdot. Pasākumu plānotājs var uzņemties pasīvu lomu, piedāvājot tikai vadību no ārpuses, kas ir lieliska izvēle, ja vēlaties, lai kāds cits veiktu kāju darbu, bet vēlaties teikt pēdējo vārdu svarīgu lēmumu pieņemšanā. Pasākumu plānotājs var būt arī pilna servisa palīgs, pārvaldot visu, sākot no budžeta veidošanas līdz uzraudzībai uz vietas.
Lai atrastu pasākumu plānotāju, sazinieties ar vietējo tirdzniecības kameru vai meklējiet tiešsaistē pieejamo profesionāļu sarakstu jūsu izvēlētajā pilsētā. Pasākumu plānotāji dažreiz strādā ar noteiktām norises vietām, tāpēc jautājiet apkārt, vai vietējiem klubiem vai restorānu vadītājiem ir kāds, ko ieteikt. Arī fotogrāfiem un ēdinātājiem vajadzētu būt iespējai ieteikt labu pasākumu plānotāju, jo viņi, iespējams, ir redzējuši ekspertu darbībā.
Kad esat izveidojis potenciālo pasākumu plānotāju sarakstu, intervējiet katru no tiem un lūdziet informāciju par pagātnes notikumiem, kurus viņi ir rīkojuši. Dažiem plānotājiem var būt portfelis ar fotogrāfijām, savukārt citi var vienkārši sniegt atsauksmes no iepriekšējiem klientiem. Neuztveriet portfeļa trūkumu kā zemākas kvalitātes rādītāju – daudziem pasākumu plānotājiem tāds vienkārši nav vajadzīgs.
Tā kā pasākumu plānotājs būs atbildīgs par piederumu iegādi un depozītu samaksu, jums bieži ir jānorāda kredītkartes numurs, ko viņa var izmantot. Noteikti atlasiet pasākumu plānotāju, kuram uzticaties un jūtaties ērti, lai tas neizvērstos par strīdīgu jautājumu.