Daudzi no mums iekrīt slazdā, ticot, ka varam atcerēties katru projekta soli vai visu, kas mums būs nepieciešams atvaļinājumam. Patiesību sakot, kontrolsaraksta izmantošana var būt gudrākā lieta, ko varam darīt paši. Ne vienmēr ir viegli atcerēties 30 dažādas pārtikas preces vai visus sarežģītā deserta gatavošanas posmus. Tomēr, izmantojot kontrolsarakstu, mēs varam pastāvīgi reģistrēt savas vajadzības, parasti viegli izpildāmā secībā. Izmantojot kontrolsarakstu, ir jāpatur prātā vairākas lietas.
Viens no padomiem, kā efektīvi izmantot kontrolsarakstu, ir izveidot konsekventu rakstīšanas stilu. Ja, piemēram, izmantojat kontrolsarakstu, lai sekotu procesam, izmantojiet pilnus teikumus vai vismaz lietvārdu/darbības vārdu kombinācijas. Katram kontrolsaraksta vienumam ir jāatbilst visiem pārējiem vienumiem:
1. Izņemiet koferi no skapja.
2. Iesaiņojiet apakšveļu un zeķes.
3. Atrodiet skūšanās komplektu.
4. Salokiet kreklus un bikses.
5. Aizveriet koferi.
Visi šie priekšmeti savā stilā atbilst viens otram. Apsveriet, cik mulsinoši tas varētu būt, ja izmantotu tādu kontrolsarakstu kā šis:
1. Čemodāns skapī
2. Zeķes
3. Atrodiet komplektu (skūšanās)
4. Krekls, bikses. Salocīts?
5. Čemodāns tagad aizvērts.
Ja atsevišķie soļi nav konsekventi un izskaidrojami, kontrolsaraksta izmantošana kļūst daudz grūtāka. Ja rakstāt kontrolsarakstu kādam citam, piemēram, mājkalpotājai vai kaimiņam, ir īpaši svarīgi, lai tas būtu skaidrs un konsekvents.
Vēl viens kontrolsaraksta izmantošanas ieteikums ir nodrošināt veidu, kā nosvītrot vienumus, kad tie tiek izpildīti. Izmantojot kontrolsarakstu, kurā ir daudz instrukciju vai elementu, var būt ļoti viegli pazust. Dažreiz garu kontrolsarakstu var veikt tikai pakāpeniski, vai arī konkrētas darbības veikšana var aizņemt stundas. Vienmēr ir jābūt metodei, kā atzīmēt pabeigtos vienumus vai vismaz atzīmēt pieturas punktu. Izmantojot kontrolsarakstu, ikvienam ir jābūt skaidram, kuras darbības ir izpildītas un kuras nav.
Izmantojot iepirkšanās kontrolsarakstu, var palīdzēt atzīmēt, kuras preces ir nepieciešamas un kuras nav obligātas. Zvaigznītes ievietošana blakus svarīgajām vienībām var ļaut citam lietotājam pieņemt labākus lēmumus iepirkšanās laikā. Ja rodas budžeta veidošanas problēma, pārtikas preču kontrolsaraksts ar skaidri iezīmētām prioritātēm var būt ļoti noderīgs. Tas pats attiecas uz kontrolsarakstu izmantošanai “dari pats” projektam. Nepieciešamās un izvēles darbības var atzīmēt, ja laiks vai nauda kļūst par faktoru.
Daudzi cilvēki izveido iepirkumu sarakstu vai darbu sarakstu pēc vajadzības, taču ne vienmēr visefektīvākajā secībā. Izmantojot kontrolsarakstu, tas var palīdzēt sakārtot vienumus saskaņā ar ģenerālplānu. Pārtikas preču iepirkšanai sakārtojiet kontrolsarakstu, lai tas atbilstu jūsu parastajam maršrutam pa veikala ejām. Sāciet ar pirmo nodaļu, kuru sasniegsit, un strādājiet no turienes. Kontrolsaraksts ir jāsakārto loģiski, lai izvairītos no pārāk lielas atkāpšanās vai izlaidumiem. Izmantojot kontrolsarakstu mājsaimniecības darbiem, apsveriet, cik ilgs laiks būs nepieciešams katra uzdevuma izpildei. Ja vispirms veicat vismazāk laikietilpīgos darbus, var atvēlēt vairāk laika garākiem darbiem, vai arī jūs varat izvairīties no zāliena pļaušanas dienas karstākajā daļā vai dārza laistīšanas pārāk vēlu vakarā.
Bieži vien, izmantojot kontrolsarakstu, ir vērts rūpīgi izlasīt visus vienumus. Var būt daži papildu rīki vai sastāvdaļas, kas ir nepieciešami, lai izpildītu vēlāku uzdevumu sarakstā. Problēma var kļūt arī daļēji pabeigta projekta glabāšana. Kontrolsaraksts ir tik sakārtots, cik tas ir izveidojis, tāpēc mēģiniet to izveidot pēc iespējas rūpīgāk un precīzāk. Ja kontrolsarakstu ir uzrakstījis kāds cits, noteikti izprotiet visus saīsinājumus, kodus vai tehnisko žargonu, ko viņš vai viņa var izmantot.