Jebkura darbinieka pievienošana komandai var izraisīt trauksmi, taču, ja ir jāizvēlas personīgais asistents, ir nepieciešama vēl lielāka piesardzība. Personīgais asistents pārstāv darba devēju. Parasti asistents pieņem zvanus, plāno tikšanās un bieži vien darbojas kā saziņa starp darba devēju un klientu. Kā pirmajam kontaktpunktam asistentam ir jāprojektē draudzīga, profesionāla izturēšanās un labi jāizprot vērtības un misija, ko uzņēmums vēlas projicēt.
Lai izvēlētos personīgo asistentu, vispirms ir jāizstrādā amata apraksts ar konkrētiem uzdevumiem. Uzskaitiet visu, par ko būs atbildīgs personīgais asistents, un pierakstiet programmatūru un programmas, kas nepieciešamas uzdevumu veikšanai. Sarindojiet pienākumus pēc svarīguma secības. Ja asistents pavadīs 60% dienas, atjauninot tīmekļa saturu, tad obligāti jāizvēlas palīgs ar augstu interneta zināšanu līmeni. Visus darbiniekus var apmācīt, taču vislabāk ir, ja personīgā asistenta stiprās puses ir tieši saistītas ar lielāko daļu uzdevumu. Neregulārus pienākumus var apgūt darba laikā, netērējot daudz laika apmācībai.
Nākamajā sarakstā jānorāda uzņēmuma darba ētika. Kas ir vissvarīgākais? Būt laikā? Vai dot komandā radošas idejas? Pabeigt darbus laicīgi? Izvēlieties personīgo asistentu, kurš jau demonstrē uzņēmuma novērtētās īpašības un attieksmi. Iepriekš sagatavojiet zondēšanas jautājumus, lai izpētītu kandidāta darba metodes un vēlmes.
Daudziem darba devējiem ir kārdinājums izvēlēties personīgo asistentu ar līdzīgu izcelsmi un prasmēm, jo viņi jūtas ērti ar pazīstamām lietām. Tā ir kļūda. Personīgā asistenta ideja ir tāda, ka tuvumā ir kāds, kurš paņems vaļu un dos ieguldījumu komandā. Tā vietā, lai nolīgtu kādu ar tādu pašu prasmju kopumu, jautājiet par citām kompetences jomām. Intervijas jautājumu apakšā uzskaitiet pašreizējās nepilnības un jautājiet arī par priekšvēsturi šajās jomās.
Lai izvēlētos personīgo asistentu, kurš var veikt nepieciešamos tehniskos uzdevumus, ir jāizmanto bezmaksas tiešsaistes novērtējumi. Viena cilvēka “eksperta” līmenis programmatūras programmā var būt cita priekšstats par “iesācēju”. Neaizmirstiet par saziņas zonām. Vai personīgais asistents sazināsies ar klientiem, izmantojot e-pastu vai citas rakstiskas sarakstes metodes? Iegūstiet rakstīšanas paraugu. Programmatūru, biroja iekārtas un standarta biroja procedūras var apmācīt, taču var būt grūti uzlabot rakstīšanas prasmes tiem, kuriem rakstveida saziņa dabiski nejūtas ērti. Pareizrakstības kļūdas, drukas kļūdas un slikta gramatika ir liels šķērslis klientam.
Tātad, novērtējiet vajadzības un veltiet laiku, veidojot darba aprakstu. Nosakiet kritērijus, kam jābūt, pēc tam sašauriniet kandidātus un pieprasiet testēšanu. Uzticieties saviem instinktiem. Ja kandidātu saraksts ir pareizi sašaurināts, labākajiem kandidātiem, visticamāk, būs visas vissvarīgākās īpašības. Šajā brīdī izvēle jāveic, izvēloties kandidātu, ar kuru jums ir vislabākās attiecības.
SmartAsset.