Parādu piedziņas vēstules rakstīšana ietver biznesa vēstules sagatavošanu, kurā skaidri norādīts tās mērķis un kas atbilst jūsu jurisdikcijas likumiem par piedziņas praksi. Parasti jums būs jāiekļauj informācija par parādu, kuru mēģināt iekasēt, un summu, kas jāmaksā. Dažās valstīs jums var būt jāiekļauj arī valoda, kas dod parādniekam 30 dienas laika, lai apstrīdētu parāda derīgumu, un ievērot standarta parāda piedziņas vēstules formātu. Lai gan parādu piedzinēji var būt stingri, lielākajā daļā jurisdikciju ir likumi, kas aizliedz melu, draudu un biedēšanas taktikas izmantošanu parādu iekasēšanā. Faktiski jums var būt labi sākt ar saudzīgāku pieeju parāda piedziņai un pakāpeniski izstrādāt stingrākus maksājuma pieprasījumus.
Kad jums ir jāraksta parādu piedziņas vēstule, jūsu pirmais solis var būt jūsu apgabala piedziņas likumu apguve. Iespējams, jums būs jāraksta vēstule noteiktā formātā vai jāizvairās no noteikta veida paziņojumiem juridiskajos iekasēšanas procesos. Dažās vietās jums var būt jānorāda, ka vēstules mērķis ir piedzīt parādu vai īpaši identificēt sevi kā parādu piedzinēju. Tāpat, iespējams, jums būs jāinformē vēstules saņēmējs, ka izmantosit jebkādu iegūto informāciju parāda piedziņai.
Parasti parāda piedziņas vēstule ir jāiesniedz datumā, un dažās jurisdikcijās var tikt prasīts norādīt, ka saņēmējam ir 30 dienas, lai apstrīdētu parāda derīgumu. Jums var būt arī jānorāda sava uzņēmuma adrese, kā arī kontaktinformācija. Ja adrese, kurā vēlaties saņemt maksājumus, atšķiras no jūsu uzņēmuma fiziskās adreses, iespējams, būs jānorāda arī fiziskā adrese.
Parādu piedziņas vēstules pamattekstam jābūt skaidram un viegli saprotamam. Parasti jums būs jāidentificē parāds, kuru mēģināt piedzīt, un summa, kas jāmaksā. Ja iekasējat parādu citam uzņēmumam, iespējams, būs jāidentificē arī šis uzņēmums. Parādu piedziņas vēstulē jābūt tikai patiesai informācijai. Lielākajā daļā vietu ir likumi, kas aizliedz melu izmantošanu parādu iekasēšanai, un tas pats attiecas uz draudiem un biedēšanas taktiku.
Bieži vien sākotnējā parāda piedziņas vēstule kalpo kā maigs atgādinājums, ka nauda ir parādā. Dažos gadījumos parādnieks var aizmirst samaksāt rēķinu vai piedzīvot īslaicīgas finansiālas problēmas. Šādā gadījumā rakstisku iekasēšanas procedūru uzsākšana uz draudzīgākas nots var mudināt viņu maksāt ātrāk. Ja tas neizdodas, iespējams, būs jānosūta vēstules, kuru tonis ir pakāpeniski stingrāks.