Ja uzņēmumi vai citas organizācijas vēlas rīkot profesionāļu sanāksmi, lielākā daļa nolīgst sanāksmes koordinatoru, kas pazīstams arī kā konferenču koordinators vai pasākumu plānotājs, lai pārraudzītu detaļas. Parasti sapulču koordinatoru darbi ir atbildīgi par detaļu plānošanu un organizēšanu līdz pasākuma datumam. Plānošanas aspekts var prasīt, lai tikšanās koordinatori aptvertu plašu uzdevumu klāstu. Organizēšana parasti ir svarīga prasme, jo, izpildot koordinatora pienākumus, ir jānosaka atbilstošais formāts, pamatojoties uz organizētājas vienības mērķiem.
Konferences koordinatori ir atbildīgi par vairāku detalizētu pasākuma posmu plānošanu. Šīs darbības parasti ietver pasākuma norises vietas atlasi un sazināšanos ar prezentētājiem. Citi pasākumi, kas ved uz pasākuma datumu, varētu ietvert ēdināšanas organizēšanu un konferences materiālu sagatavošanu.
Pasākuma lielums var noteikt uzdevumu līmeni, kas jāizpilda tiem, kuriem ir tikšanās koordinatora amats. Liela mēroga notikumiem bieži ir nepieciešami daudzi svarīgi loģistikas pasākumi, lai nodrošinātu, ka detaļas netiek ignorētas. Šāda svarīga informācija ietver prezentētāju nodrošināšanu un vietnes pieejamības apstiprināšanu. Nelieli pasākumi, piemēram, vienas nodaļas sanāksme, var ietvert uzdevumus mazākam uzņēmuma dalībnieku skaitam. Šie uzdevumi varētu ietvert sanāksmju telpas rezervēšanu, elektronisku ielūgumu nosūtīšanu darbiniekiem apmeklēt, maltīšu pasūtīšanu un audiovizuālo vajadzību nodrošināšanu.
Saistībā ar pasākuma norises vietu tikšanās koordinatori var cieši sadarboties ar pasākuma norises vietas pārstāvi. Šī mijiedarbība parasti ir nepieciešama, lai noteiktu, vai norises vieta var uzņemt datumu, dalībnieku skaitu, maltītes, audiovizuālo aprīkojumu un citas vajadzības. Cita atbildība par šo uzdevumu ietver līguma noslēgšanu ar pasākuma vietas pārstāvi.
Kad norises vieta ir nodrošināta, pasākuma plānotājs sāk organizēt atlikušo pasākuma informāciju. Tas var ietvert konferences materiālu sagatavošanu. Daži sapulču koordinatoru darbi ir arī atbildīgi par saziņu ar prezentētājiem, lai noteiktu vajadzības, piemēram, ceļojumu organizēšana, prezentācijas palīglīdzekļi un dalības stipendija.
Lai sagatavotos pasākuma datumam, parasti ir nepieciešama detaļu administrēšana pirms pasākuma un pasākuma laikā. Pirms pasākuma sanāksmes koordinatori nodrošinās prezentētājiem naktsmītnes viesnīcā un sagatavos, piemēram, konferences materiālus. Pasākuma laikā lielākā daļa uzdevumu ietver dalībnieku reģistrāciju un sanāksmju telpu gatavību pirms sesijas sākuma.
Pasākuma beigās sanāksmes koordinatoriem var būt nepieciešams novērtēt pasākuma panākumus. Parasti apmeklētāji un prezentētāji saņem aptaujas, lai sniegtu atsauksmes par visiem pasākuma aspektiem. Tas var palīdzēt sanāksmes koordinatoram veikt pasākumus turpmākam pasākumam.
Dažos uzņēmumos, lai izpildītu koordinatora darbus, var būt nepieciešams arī pārraudzīt ar pasākumu saistītās izmaksas. Sanāksmju koordinatoriem var būt nepieciešams prognozēt izmaksas un nodrošināt, ka izdevumi nepārsniedz budžetu. Šīs izmaksas parasti ietver maksājumus prezentētājiem, ēdināšanu un norises vietas līguma izpildi.