Rakstot darba novērtējuma vēstuli, kādam vajadzētu apsvērt vēstules mērķi plašākā kontekstā un sniegt vērtējamajai personai noderīgu un jēgpilnu informāciju. Ir vairākas pieejas, ko var izmantot, lai novērtētu indivīda sniegumu, tostarp gan kvantitatīvās, gan kvalitatīvās metodes, lai gan parasti visefektīvākais ir novērtējums, kas ietver abus. Tiem cilvēkiem, par kuriem ir nosūtīta darba izpildes novērtējuma vēstule, piemēram, uzņēmuma darbiniekiem, arī jāsaprot slikta vērtējuma sekas vai atlīdzība par izcilu novērtējumu, piemēram, pārbaudes pasākumi un karjeras izaugsme.
Darbības novērtējuma vēstules mērķim vajadzētu ietekmēt šīs vēstules faktisko izveidi. Kādam, kas raksta vēstuli, lai, piemēram, katru gadu novērtētu darbinieka sniegumu, noteikti jāiekļauj informācija, kas ir noderīga novērtētajai personai kā pastāvīgam darbiniekam. Savukārt darba izpildes novērtējuma vēstule, kas rakstīta kā ieteikuma vēstule, parasti nav domāta kā veids, kā veicināt darbinieka pilnveidošanos, bet gan izcelt viņa stiprās un vājās puses. Izpratne par šo vēstules galveno mērķi var palīdzēt personai, kas to raksta.
Kad kāds, kas raksta darbības novērtējuma vēstuli, ir sapratis mērķi, viņam vai viņai vajadzētu izvēlēties labāko iespējamo novērtēšanas metodi. Dažās situācijās ir jāapsver kvantitatīvs novērtējums, kas attiecas uz konkrētiem skaitļiem, piemēram, pārdošanas rādītājiem vai projektam pavadīto laiku. Tomēr ne visus darbus var kvantitatīvi analizēt, tāpēc priekšroka var būt kvalitatīva snieguma novērtējuma vēstule, kurā ir aplūkoti novērojumi un citu viedokļi, lai ņemtu vērā personas stiprās un vājās puses. Tomēr katrai no šīm metodēm ir raksturīgi trūkumi, un tik daudzi vērtētāji dod priekšroku abām metodēm, lai efektīvāk novērtētu.
Tā kā kāds raksta darbības novērtējuma vēstuli, viņam vai viņai arī jāpārliecinās, ka novērtējuma subjekts saprot procesa nozīmi. Ja uzņēmuma darbinieki parasti ir tiesīgi paaugstināšanai, pamatojoties uz šāda novērtējuma rezultātiem, viņiem tas ir jāsaprot. Darbības novērtējuma vēstules mērķis nav pārsteigt darbiniekus vai citus ar viņu darba analīzi, bet gan sniegt viņiem noderīgu un jēgpilnu atgriezenisko saiti par viņu veikumu. Negodīga novērtēšana vai paaugstināšanas prakse var izraisīt darbinieku neapmierinātību, darbinieku zaudēšanu un pat tiesas prāvas; Vērtētājam ir jārūpējas par to, lai tiktu izmantotas metodes, kas nodrošina godīgu un objektīvu prasmju analīzi, apvienojumā ar skaidru saziņu, kas palīdz darbiniekiem saprast, kas no viņiem tiek gaidīts.
SmartAsset.