Darbplūsma apraksta procesa soļus. Vairumā gadījumu šis termins tiek izmantots, lai aprakstītu darba modeli. Piemēram, apdrošināšanas kompānijas vadītājs, kurš cer uzlabot efektivitāti, var analizēt darbplūsmu, kas ietver nodaļas, caur kurām tiek iesniegta atlīdzība, atlīdzības iesniegšanas ātrumu un komunikācijas vienmērīgumu starp dažādām nodaļām. Kad vadītājs praktizē darbplūsmas ieviešanu, viņš vai viņa ievieš jaunu procedūru organizācijas ikdienas darbībā. Labākie padomi darbplūsmas ieviešanai parasti ietver plānu vai modeli, kas novērš pagātnes nepilnības, jaunu tehnoloģiju iekļaušanu un darbinieku apmācību.
Lai pārliecinātos, ka jaunas darbplūsmas ieviešana ir vērtīga, vadītājam vispirms ir jāapzinās, kā iepriekšējā sistēmā radās kļūdas. Vairumā gadījumu darbplūsma nav efektīva, ja tā rada atkritumus un palielina izmaksas. Izšķērdēts laiks starp procesa posmiem, neskaidra saziņa starp departamentiem un datu kopas, kas ir pretrunā viena otrai, var būt nepareizas darbplūsmas modeļa simptomi. Šīs problēmas palēnina ražošanu, rada nepareizi izmantotu darbaspēku un tehnoloģiju, kas netiek izmantota optimālai iedarbībai.
Pārvaldniekam, kas praktizē darbplūsmas ieviešanu, ir jāuzskaita esošās problēmas un jāatrod, kurā sistēmā šīs problēmas rodas. Dažos gadījumos jaunu protokolu izveide var samazināt kļūdu un neprecīzas informācijas gadījumu skaitu. Procesu efektivitāte bieži vien var uzlaboties, ieviešot jaunas tehnoloģijas.
Viens labs padoms vadītājiem, kuri nodarbojas ar sarežģītiem procesiem, ir ieviest programmatūru, kas nodrošina automatizētu darbplūsmu. Šī darbplūsmas ieviešanas metode prasa vadītājam izveidot procesa modeli, ko viņš pēc tam var ievadīt datorprogrammā. Lielākā daļa programmatūras ļauj lietotājiem piekļūt veidņu dokumentiem un ļauj pielāgot saskarnes, lai tās atbilstu organizācijas vajadzībām. Automatizētā darbplūsma ir īpaši noderīga kontekstos, kuros dokumenti katru dienu tiek izieti līdzīgos posmos, tādējādi nodrošinot sakārtotu un efektīvu darbplūsmu.
Līdz ar darbplūsmas ieviešanu rodas nepieciešamība apmācīt darbiniekus. Daudzi vadītāji atklāj, ka lielākā daļa darbinieku pieņem jaunus darbplūsmas modeļus, ja viņiem liek saprast, kā jauns modelis var būt efektīvāks par veco procesu. Daži darbinieki sākumā var būt pretīgi, lai gan pamata vadības un uzņēmējdarbības motivācijas metodes bieži var būt efektīvas, lai palīdzētu viņiem pieņemt jaunu praksi.
Vadītājiem, kuri ievieš jaunus darbplūsmas modeļus, tas jādara lēnām, dodot darbiniekiem daudz laika apgūt jaunas tehnoloģijas. Pirms pilnīgas ieviešanas ir jānovērtē darbinieku prasme lietot jaunas tehnoloģijas. Tāpat jauni darbplūsmas modeļi bieži ir jāpielāgo, pamatojoties uz izmēģinājumu un kļūdu principu. Tas nozīmē, ka vadītājs var gūt labumu no procesa pilotēšanas mazākās teritorijās, pēc tam pakāpeniski paplašinot ieviešanu.
SmartAsset.