Datu līdzekļu pārvaldība ir organizācijai vērtīgas informācijas glabāšanas un organizēšanas prakse. Iestādes, piemēram, muzeji un bibliotēkas, videoklipus, tekstus un audio ierakstus var uzskatīt par datu aktīviem. Tiek uzskatīts, ka uzņēmumiem, kas veido klientu informācijas un darījumu ierakstu sarakstus, ir arī datu aktīvi. Viens no labākajiem padomiem, kā praktizēt datu līdzekļu pārvaldību, ir atrast datu pārvaldības programmatūru, kas atbilst jūsu organizācijas vajadzībām. Pēc tam var būt noderīgi rūpīgi izstrādāt plānu jaunas sistēmas ieviešanai, kas var ietvert datu pārvietošanu no vecās datu bāzes uz jaunu un darbinieku apmācību saskarņu lietošanā.
Lielākā daļa organizāciju strādā ar digitālajiem līdzekļiem. Citiem vārdiem sakot, tā vietā, lai iesniegtu papīra dokumentus, organizācijas mēdz svarīgāko informāciju uzglabāt digitālā formātā. Tas ļauj datu pārvaldniekiem izveidot rezerves failus un ietaupīt vietu un izveidot efektīvus datu ierakstīšanas un izguves procesus.
Programmatūra datu līdzekļu pārvaldībai var būt no vienkāršas līdz sarežģītai. Dažas no visvienkāršākajām datu līdzekļu programmatūras funkcijām nodrošina vienmērīgāku darbplūsmu. Šādos gadījumos programmatūra var ļaut lietotājiem pārvietot datus no vienas nodaļas uz citu. Dokumentu vai video var rediģēt viens lietotājs, saglabāt un pārsūtīt citam lietotājam, kurš var veikt vairāk rediģēšanas.
Sarežģītā līdzekļu pārvaldības programmatūra var ietvert balss vai optisko atpazīšanu. Optiskā atpazīšana var būt noderīga profesionāļiem, kuriem nepieciešams saskaitīt, cik reižu logotips vai attēls tiek izmantots video reklāmā. Balss atpazīšana var būt noderīga audio ierakstu pārvaldīšanai.
Pirms programmatūras izvēles ieteicams izpētīt uzņēmējdarbības modeļus un noteikt, kādi soļi un resursi ir nepieciešami darbplūsmas optimizēšanai. Tas var sniegt jums labāku informāciju par nepieciešamajām funkcijām. Sarežģītāka programmatūra mēdz būt dārgāka, lai gan, uzlabojot procesus, organizācija var samazināt izmaksas, padarot to par izdevīgāku izvēli ilgtermiņā.
Datu pārvaldības eksperti uzskata, ka izplatīta kļūda, ko pieļauj daudzi līdzekļu pārvaldītāji, ir pārāk ātri mēģināt ieviest izmaiņas. Lai gan var būt vilinoši nekavējoties ieviest jaunu sistēmu, tas var radīt augstas izmaksas un neefektivitāti. Tā vietā varētu būt ieteicams lēnām pārvietot datus no vecās sistēmas uz jaunu. Tāpat varētu būt laba ideja vienlaikus ieviest vienu funkciju.
Lēnām ieviešot jaunu datu līdzekļu pārvaldības sistēmu, vadītājiem ir arī iespēja apmācīt darbiniekus lietot programmatūras saskarnes. Lietotāju programmatūras lietošanas prasmju novērtēšana pirms jaunas sistēmas oficiālas apstiprināšanas var samazināt kļūdu rašanos lietotāja pusē. Rūpīga ieviešana arī dod vadītājiem laiku atpazīt un novērst sistēmas trūkumus.
SmartAsset.