Pamatlīdzekļu pārvaldīšana ir uzskaites process, kura mērķis ir izsekot uzņēmuma aktīvu stāvoklim, tostarp katra aktīva atrašanās vietai, stāvoklim un citām atšķirīgām īpašībām. Šī procesa ideja ir nodrošināt, lai uzņēmuma finanšu uzskaite tiktu pastāvīgi atjaunināta, lai atspoguļotu visu pamatlīdzekļu faktisko stāvokli pašreizējās vērtības izteiksmē. Ir vairākas darbības, kas saistītas ar atbildīgu pamatlīdzekļu pārvaldību, tostarp tehnoloģiju izmantošanu, lai identificētu līdzīgus aktīvus no citiem, izsekotu šo aktīvu pārvietošanai no vienas vietas uz citu un aprēķinātu nolietojumu, kas saistīts ar katru aktīvu secīgos taksācijas periodos.
Viens no pamatlīdzekļu pārvaldības galvenajiem elementiem vienmēr ir zināt, cik vienību konkrētā materiālā aktīva pieder uzņēmumam. Piemēram, ražošanas uzņēmums izsekotu piederošo un ekspluatēto autoiekrāvēju skaitu kā daļu no parastās uzņēmējdarbības produktivitātes. Tā vietā, lai vienkārši uzturētu šo autoiekrāvēju skaitu, katram īpašumam tiktu piešķirts izsekošanas vai sērijas numurs. Šis numurs tiks izmantots, lai identificētu īpašumu grāmatvedības ierakstos, kā arī izsekotu, kurai zonai vai nodaļai katrs lifts pašlaik ir piešķirts kā daļa no līdzekļu izsekošanas procesa. Tas ļauj uzņēmumam regulāri veikt inventarizāciju un ātri pārdalīt aktīvus uz citām jomām, kad un pēc vajadzības, nezaudējot informāciju par to, kas tiek izmantots vispārējā biznesa darbībā.
Aktīvu kustības izsekošana ir jebkuras pamatlīdzekļu pārvaldības stratēģijas panākumu atslēga. Atkarībā no uzņēmējdarbības veida tas var būt ļoti vienkāršs process, kurā darbiniekiem ir jāizmanto pierakstīšanās žurnāls, jo aprīkojums un citi uzņēmuma līdzekļi tiek pārvietoti no vienas nodaļas uz citu. Citos iestatījumos elektronisko skeneru izmantošana ļauj ziņot par kustībām uz centrālo izsekošanas iekārtu, izmantojot līdzekļu pārvaldības programmatūru, kas tiek izmantota, lai saņemtu datus no skeneriem un automātiski atjauninātu katra skenētā līdzekļa atrašanās vietu. Mūsdienu tehnoloģiju izmantošana ir īpaši noderīga gadījumos, kad materiālie aktīvi dažkārt tiek pārvietoti starp objektiem, jo skeneri ļauj zīmogot katras kustības laiku un datumu, nodrošinot būtiskus datus krājumu pārvaldībai un nodokļu aprēķināšanai par katru objektu.
Pamatlīdzekļu pārvaldīšana nenozīmē tikai izsekošanu, kādiem aktīviem pieder un kur tie atrodas. Process ietver arī katra aktīva nolietojuma novērtēšanu noteiktā taksācijas periodā. Arī mūsdienās programmatūra padara procesu daudz vieglāk pārvaldāmu, jo vērtības izmaiņas tiek identificētas un reģistrētas, izmantojot programmatūras programmu. Tādējādi ir iespējams ātri noteikt nodokļu summu, kas jāmaksā par aktīvu jebkurā noteiktā periodā. Rezultātā uzņēmums vienmēr var zināt aktīvu pašreizējo vērtību, kā arī izmantot vēsturiskos datus, lai dokumentētu iepriekšējos taksācijas periodos iesniegtās prasības par nolietojumu.
SmartAsset.