Bieži vien, kad dokuments tiek piedāvāts kādam, personai, kas piedāvā dokumentu, ir nepieciešams veikt apmaiņas uzskaiti vai nodrošināt pierādījumus, ka dokuments ir nodots saņēmējam. Šo, kā arī citu iemeslu dēļ bieži tiek izveidots dokumenta kvīts, un tas ir jāparaksta saņēmējam. Lai gan dokumenta saņemšanai nav standarta veidlapas, lielākajā daļā ir norādīts dokumenta nosaukums, datums un laiks, kad adresātam iesniegts piedāvājums, kā arī tās personas paraksts, kura pieņēmusi dokumenta saņemšanu.
Lai gan ir arī citas metodes, lai nodrošinātu vai pierādītu, ka dokuments ir saņemts, piemēram, dokumenta nosūtīšana ar apliecinātu vai ierakstītu sūtījumu, dažos gadījumos šīs metodes nav praktiskas vai ieteicamas. Ja nav oficiālas paraksta kartītes vai kvīts, piemēram, apliecinātas vēstules vai pakas atgriešanas kvīts, var izmantot dokumenta kvīti. Piemēram, ja tiek izmantots privāts kurjera pakalpojums vai dokuments tiek piegādāts ar roku, bez dokumenta saņemšanas var nebūt piegādes apliecinājuma.
Dokumentu kvīts izmantošana visbiežāk tiek izmantota juridiskiem dokumentiem; taču jebkura veida dokumentam var izmantot dokumenta kvīti. Juridiskajā jomā klientam var būt nepieciešams piegādāt pēdējā brīdī veiktās izmaiņas dokumentā vai steidzami iesniegt prasību tiesā, negaidot tradicionālo pasta pakalpojumu. Bieži vien pat nakts pasts nenogādās dokumentu laikā līdz galamērķim. Līdz ar to var izmantot privāto kurjeru vai dokumentu piegādāt personīgi. Piegādes ieraksts var būt vajadzīgs, ja vēlāk rodas strīds par saņemšanu.
Nekustamā īpašuma nozare ir vēl viena joma, kurā bieži var izmantot dokumentu kvīti. Iepirkuma piedāvājumi parasti ir laika ziņā jutīgi. Lai gan piedāvājumu var nosūtīt pārdevējam pa faksu, ja piedāvājums tiek pieņemts, puses parasti vēlas oriģinālu, parakstītu kopiju, cik drīz vien iespējams, un tāpēc ir jāizmanto paātrināta piegādes metode, piemēram, privāta kurjera pakalpojums. . Pēc tam saņemšanas apliecinājums tiek veikts, izmantojot dokumenta kvīti.
Dokumenta kvīts var būt izstrādāta vai tik vienkārša, cik vēlas persona, kas to vēlas. Parasti tajā būs norādīts piegādātā dokumenta nosaukums un īss apraksts, lappušu skaits, datums un laiks, kā arī vieta tās personas vārdam un parakstam, kura pieņem dokumenta saņemšanu. Kvīts ne tikai kalpo kā ieraksts personai, kas iesniedza dokumentu, bet arī var tikt pieprasīta gadījumā, ja nākotnē rodas strīds vai tiesvedība par dokumenta saņemšanas laiku vai pat tad, ja tas tika saņemts.
SmartAsset.