Dokumentu attēlveidošana mūsdienās ir būtisks uzņēmējdarbības elements. Kā līdzeklis svarīgu dokumentu, diagrammu un attēlu elektronisku kopiju izveidei, dokumentu attēlveidošana palīdz nodrošināt, ka biznesa dokumentus var droši saglabāt un arhivēt. Šeit ir sniegti pamati, kas saistīti ar dokumentu attēlveidošanu, tostarp saglabāto attēlu uzglabāšanu un izplatīšanu.
Papīra dokumentu attēlveidošana ir ļoti vienkārša. Viss, kas patiešām nepieciešams, ir kvalitatīvs skeneris, USB kabelis skenera savienošanai ar datoru un pēc tam skenēšanas programmatūra, kas ļaus saglabātajam attēlam piešķirt nosaukumu un saglabāt to. Lai gan agrāk dokumentu skeneri bija nedaudz dārgi, šodien ir pieejamas labas kvalitātes ierīces par ļoti saprātīgām cenām. Tas padara dokumentu attēlveidošanu iespējamu gan uzņēmumos, gan mājās.
Kad programmatūra ir ielādēta cietajā diskā un sistēma ir atpazinusi skeneri, vienkārši novietojiet dokumentu skenera ekrānā ar attēlu uz leju un nospiediet sākuma taustiņu, lai sāktu skenēšanu. Strādājot līdzīgi kā kopēšanas iekārtai, skeneris izveidos dokumenta attēlu, strādājot no viena gala līdz otram. Kad lapa būs pabeigta, ar programmatūru varēs nosaukt skenēto dokumentu un pēc tam to saglabāt datora cietajā diskā. Alternatīvi, skenēto dokumentu var ielādēt CDR vai augšupielādēt serverī glabāšanai un izguvei.
Dokumentu skenēšanas priekšrocības ir daudz. Pirmkārt, vērtīgu dokumentu elektroniskās kopijas izveide nodrošina, ka pat oriģināla nozaudēšanas gadījumā to var atjaunot, izdrukājot elektronisko kopiju. Otrkārt, vērtīgus arhīvus no pagātnes gadiem var tvert un saglabāt, jo dokumentu attēlveidošana rada kopiju, kas ar vecumu neizbalēs, nedzeltēs un laika gaitā nekļūs trausla. Visbeidzot, dokumentu attēlveidošana ļauj ļoti viegli koplietot papīra dokumentu kopijas ar attālām vietām.
Piemēram, ja tirdzniecības partneris atrodas ārpus valsts un viņam ir jāredz klienta līguma kopija, nav jāuzkrāj izdevumi, kas saistīti ar papīra kopijas izgatavošanu un tās nosūtīšanu ar kurjera pakalpojumu. Tā vietā skenēto dokumentu var vienkārši nosūtīt pa e-pastu vai ievietot tīklā, kuram partneris var piekļūt. Tas, kas agrāk prasīja vairākas dienas, tagad aizņem tikai dažas minūtes, lai paveiktu ar dokumentu attēlveidošanu.
Dokumentu attēlveidošana ir mainījusi veidu, kā daudzi uzņēmumi glabā svarīgus dokumentus, kā arī ir ievērojami atvieglojusi datu izgūšanu, kad tas ir nepieciešams. Neatkarīgi no tā, vai dokumenti sastāv no attēliem, līgumiem vai ēku shēmām, svarīgu dokumentu attēli tiek saglabāti un pieejami, kad vien tie ir nepieciešami.