Kas ir dokumentu pārvaldības process?

Kopumā dokumentu pārvaldībā tiek ievērots priekšstats, ka dokumenti ir jāsavāc, jāpasūta un arhivē saskaņā ar kāda veida plānu kopējam mērķim. Vairumā gadījumu dokumentu pārvaldība tiek izmantota tāpēc, ka persona vai uzņēmums plāno izmantot dokumentos esošo informāciju vai tai ir jārēķinās ar turpmākajām vajadzībām. Šajos dokumentos esošo informāciju parasti var apvienot vai grupēt atbilstoši kāda veida vajadzībām vai mērķim, piemēram, grāmatvedībai, vēsturei vai normatīvo aktu atbilstībai.

Nelielā mērogā ikviens individuālais nodokļu maksātājs, organizējot nodokļu dokumentus ikgadējai iesniegšanai, piemēro dokumentu pārvaldības procesu. Kopumā gadam nepieciešamie dokumenti tiks sagrupēti vienā, viegli atrodamā vietā, piemēram, mape kartotēkā. Dokumentu, piemēram, kvīšu, rēķinu, iemaksu un nodokļu veidlapu, vienotību veido vispārēja prasība aizpildīt ikgadēju nodokļu veidlapu un nodrošināt nepieciešamo dokumentāciju, kas apstiprina ierakstus nodokļu veidlapā. Kad tiek iesniegta deklarācija un pievienota apliecinošā dokumentācija, iegūtais informācijas un dokumentu kopums bieži tiek ievietots iepriekšējā gada nodokļu deklarācijās, kas sakārtotas atbilstoši gadam. Šis ir dokumentācijas pārvaldības pamatveids.

Dokumentu pārvaldība var būt arī sarežģīta, iesaistīta, daudzpakāpju un dārga. Īpaši lielos uzņēmumos, kas vāc informāciju par patērētājiem, efektīva dokumentu pārvaldība ir ļoti svarīga. Piemēram, finanšu institūcijā bieži vien ir pilnībā iesaistīts ieguldītājs, rūpīgi jākārto dokumenti pirms ieguldījuma. Pārvaldes institūcijas var pieprasīt iestādei ne tikai ievākt no klienta konkrētu informāciju, bet arī noteiktā veidā sakārtot informāciju un uzturēt dokumentāciju pieejamā formātā noteiktu laiku. Attiecīgi šī iestāde var izmantot sarežģītu dokumentu pārvaldības procesu.

Šādā piemērā, tiklīdz uzņēmums saņem sākotnējos dokumentus, drukāto veidlapu var ieskenēt digitālā attēlā un nosūtīt uz datoru datu bāzu tīklu informācijas vākšanai un organizēšanai. Pēc tam drukātajai kopijai var piešķirt atsauces numuru, ievietot kastē saskaņā ar datuma un laika zīmogu un nosūtīt uz noliktavu, kurā tiek izmantots savs dokumentu pārvaldības process. Ja drukātā kopija ir nepieciešama, lai noskaidrotu strīdu vai izpildītu normatīvās prasības, to var viegli izgūt no plašā līdzīgu dokumentu arhīva.

SmartAsset.