Faktiskā pilnvara ir puse, kas ir pilnvarota darboties kā aģents citas personas vārdā netieši vai tieši deleģētas pilnvaras dēļ. Šī persona saskaņā ar likumu var pieņemt lēmumus pilnvarotāja vietā. Atsevišķos iestatījumos atkarībā no reģionālās terminoloģijas un vēlmēm var tikt izmantots arī termins “izteiktas pilnvaras”. Šīs puses pieņemtie lēmumi ir juridiski saistoši un var tikt izpildīti tiesā.
Ideālā gadījumā faktiska iestāde ir rakstiski skaidri norādījusi pilnvarotāja pilnvaras, jo tas ir visdrošākais juridiskās dokumentācijas veids, uz kuru balstīt juridiskas pilnvaras. Piemēram, uzraugs var dot tirdzniecības darbiniekam rakstisku atļauju samazināt pārdošanas cenas klienta sūdzības gadījumā. Ierēdnis ir faktiska iestāde, kas ir pilnvarota veikt atlaides, lai apmierinātu klientus. Ja darba devējs vēlāk vēršas tiesā un apgalvo, ka ierēdnis rīkojās ārpus pilnvaru robežām, tiesa var nolemt, ka, pamatojoties uz dokumentāciju, ierēdnis nav bijis neatbilstošs.
Netiešās pilnvarās konkrētas pilnvaras netiek deleģētas, bet tās izriet no līguma vai vienošanās rakstura, jo tas ir nepieciešams uzdevuma veikšanai. Šajā piemērā vadītājs var norādīt, ka ierēdņi var rīkoties saprātīgi, lai pēc iespējas ātrāk atrisinātu klientu sūdzības. Lai gan ierēdnim nav dota skaidra atļauja piedāvāt atlaidi, ierēdnis var izlemt to darīt, jo tas varētu būt ātrākais sūdzības risinājums.
Ar mutisku atļauju ir iespējams darboties kā faktiskai iestādei, lai gan tas var radīt problēmas, ja aģenta darbības vēlāk tiek apstrīdētas tiesā. Ja persona aģentam piešķir mutisku atļauju, var būt laba ideja pēc rakstiska apstiprinājuma aģenta ierakstiem. Strīda gadījumā šis dokuments sniedz pierādījumus tam, ka abas puses saprata pilnvaru apjomu un ierobežojumus. Pretējā gadījumā lieta var kļūt par tādu, kas lielā mērā balstās uz liecinieku liecībām, un liecinieki ne vienmēr ir uzticami.
Ja rodas jautājumi par to, vai pārstāvis ir faktiska iestāde, cilvēki var lūgt apstiprinājumu. Tas var ietvert kaut ko līdzīgu, piemēram, ordera kartei vai darbinieka identifikācijai, lai apliecinātu diskusijas dalībnieku, ka aģents precīzi pārstāv trešo pusi. Tāpat advokātiem un personām, kas darbojas kā aģenti, piemēram, veselības aprūpes pilnvarotie, var būt to juridisko dokumentu kopijas, kas deleģē pilnvaras. Šie dokumenti kalpo kā pierādījums tam, ka kādam ir darīšana ar faktisku iestādi, kurai ir likumīgi atļauts pieņemt lēmumus kādā jautājumā.
SmartAsset.