Gadījuma ziņojuma veidlapa ir rīks, ko izmanto datu vākšanai klīniskā izmēģinājuma laikā. Sponsors izstrādā veidlapu saturu un izplata tās papīra vai elektroniskā formātā visās vietās, kur tiek veikta klīniskā izpēte. Pētnieki aizpilda veidlapas, atdodot tās sponsoram noteiktos intervālos vai izmēģinājuma beigās. Veidlapās iegūtie dati tiek analizēti, lai izdarītu secinājumus par klīniskā izmēģinājuma iznākumu, sākot no secinājuma, ka testējamais medikaments šķiet efektīvs un tam ir minimālas blakusparādības, līdz rezultātam, kas liecina, ka pētāmā ārstēšanas metode nedarbojas.
Gadījumu ziņojumu veidlapas ir ļoti detalizētas, jo pētniekiem drīzāk būtu pārāk daudz datu, nevis pārāk maz. Pirms jebkura gadījuma ziņojuma veidlapas nosūtīšanas sponsoram tiek noņemta identifikācijas informācija, kas saista veidlapu saturu ar atsevišķiem pacientiem, lai saglabātu privātumu un saglabātu pēc iespējas neitrālu pētījumu. Veidlapās ir iekļauta pacientu vēsture, pacientu mijiedarbības žurnāli un piezīmes par to, kā pacienti reaģē uz ārstēšanu, kas tiek pētīta izmēģinājumā.
Visa šī informācija tiek analizēta, lai noskaidrotu, vai tā ir statistiski nozīmīga. Gadījumu ziņojumu veidlapas tiek salīdzinātas savā starpā, un pētnieki aplūko, kā reaģēja dažādas pētījuma pacientu grupas. Piemēram, pacienti, kuri lieto placebo vai lieto dažādus medikamentus, tiek ievietoti dažādās grupās analīzei. Šī informācija tiek izmantota, lai empīriski aprakstītu klīniskā pētījuma rezultātus. Tā kā lietas ziņojuma veidlapas materiāls ir anonimizēts, pētnieki izvairās no neobjektivitātes, jo viņi neko nezina par pacientiem, izņemot vispārīgo informāciju veidlapās.
Daudzos klīniskajos pētījumos gadījumu ziņojumiem tiek izmantotas elektroniskas reģistrācijas sistēmas. Tie ievērojami racionalizē procesu, nodrošina tūlītēju pārsūtīšanu un meklēšanu datu bāzē, kā arī nodrošina metodes dažāda veida informācijas sasaistīšanai pacienta lietā bez nepieciešamības to fiziski izsekot. Izmantojot elektroniskos līdzekļus, var novērst arī tādas problēmas kā slikts rokraksts, kas aizsedz lietas ziņojuma veidlapas saturu.
Kad tiek atgrieztas gadījuma ziņojuma veidlapas, tās tiek rūpīgi pārbaudītas, un sponsors var izveidot sarakstu ar konkrētiem jautājumiem, kas ir jāprecizē. Pētniekiem ir jāpārbauda viss gadījuma ziņojuma veidlapā, kas izskatās dīvains, piemēram, neparasti liels reģistrētais pacienta svars vai dīvaina lieta pacienta slimības vēsturē. Tas ir paredzēts, lai izskaustu kļūdainus datus, piemēram, kļūdainus asinsspiediena rādījumus, kur pētnieks, ierakstot rādījumus, apgriež skaitļus.