Aktīvu uzskaites sistēma ir rīks, ko izmanto, lai palīdzētu uzņēmumam sekot līdzi aktīviem, palīdzot uzņēmumam reģistrēt savus aktīvus un sekot līdzi, kur aktīvi nonāk. Parasti aktīvi, ko izseko šāda veida sistēmas, ietver fiziskos aktīvus, kā arī intelektuālos un tehnoloģiskos īpašumus, taču šāda veida sistēmas var izmantot arī, lai izsekotu pamatlīdzekļus, ko visbiežāk sauc par naudu. Aktīvu uzskaites sistēma visbiežāk tiek izmantota krājumu pārvaldības vai aktīvu izsekošanas jomā. To visbiežāk izmanto veikalos, kur ir fiziski produkti.
Lai gan daži uzņēmumi var izmantot ar programmatūru nesaistītas līdzekļu uzskaites sistēmas metodes, līdzekļu uzskaites sistēmas parasti ir programmatūras programmas. Līdzekļu uzskaites sistēmu izsekotā aprīkojuma veidi var ietvert uzņēmuma iekārtas, transportlīdzekļus un nekustamo īpašumu, bet var ietvert arī patentus, programmatūru un jebkuru uzņēmumam vērtīgu informāciju. Sekojot līdzi šiem līdzekļiem, izmantojot šāda veida sistēmu, uzņēmumam ir pietiekami daudz līdzekļu, neradot papildu izmaksas par papildu līdzekļu turēšanu, lai izvairītos no izsīkuma. Drīzāk šāda veida sistēma, ja to lieto pareizi, uzņēmuma īpašniekam, kurš izseko aktīvus, precīzi pateiks, cik no kāda veida līdzekļiem ir pieejams lietošanai.
Aktīvu uzskaites sistēma ir daļa no lielākas sistēmas, kas paredzēta aktīvu izsekošanai un aizsardzībai uzņēmumā, un to bieži izmanto kā daļu no zaudējumu novēršanas. Bez aktīvu uzskaites sistēmas uzņēmums nezinās, kādi aktīvi tam ir pieejami lietošanai. Informācijas trūkums par uzņēmuma īpašumā esošajiem aktīviem var atvieglot negodīgiem darbiniekiem uzņēmumam piederošo aktīvu paņemšanu vai neatļautu izmantošanu. Šāda veida sistēma var arī palīdzēt uzņēmumam izsekot, kuri darbinieki un kad izmantoja uzņēmuma īpašumus, lai bojājumus vai ļaunprātīgu izmantošanu varētu droši izsekot līdz vainīgajam.
Aktīvu uzskaites sistēmu veidi var ietvert pamatlīdzekļu uzskaites sistēmas, informācijas pakalpojumu inventarizācijas sistēmas un krājumu pārvaldības sistēmas. Papildus uzņēmuma aktīvu uzskaitei, aktīvu inventarizācijas sistēmas var sniegt uzņēmumam informāciju par to, kā un kad aktīvi tiek izmantoti uzņēmumā. Tas var būt noderīgi, ja uzņēmums nodarbojas ar produkta pārdošanu, jo tas var sniegt uzņēmumam informāciju par to, kas tiek pārdots un kad tas varētu pārdot.
Aktīvu inventarizācijas sistēmas programmatūra var ievērojami atvieglot sarežģīto uzņēmuma īpašuma inventarizācijas procesu. Lielākā daļa šāda veida programmatūras ļauj uzņēmuma īpašniekam reģistrēties un izsekot līdzekļu pieejamību. Dažreiz līdzekļu uzskaites sistēmā ir iekļauti līdzekļi, kas ļauj vieglāk reģistrēt līdzekļus sistēmā, piemēram, svītrkoda skenēšana un ciparu ievade. Mazumtirdzniecības līdzekļu inventarizācijas sistēmas programmatūra var tikt integrēta arī veikala pārdošanas sistēmā, lai nodrošinātu jaunāko informāciju par uzņēmuma pieejamajiem produktu aktīviem.