Pamatlīdzekļu uzskaite ir īpašs process, kas izseko vērtību un to vienību izmaiņām, ko uzņēmums izmanto, lai pabeigtu biznesa procesus. Pamatlīdzekļos cita starpā var ietilpt dažādi priekšmeti, piemēram, datori, programmatūra, ēkas, aprīkojums, biroja dekori vai transportlīdzekļi. Uzņēmumam bieži ir pamatlīdzekļu uzskaites nodaļa, kas izseko šīs pozīcijas, aprēķina nolietojumu un vajadzības gadījumā pārvērtē posteņus saskaņā ar standarta grāmatvedības principiem. Lielākā daļa uzņēmumu izveido iekšējo vadlīniju kopumu, kas jāievēro, uzskaitot pamatlīdzekļus uzņēmumā.
Gandrīz visi uzņēmumi savā saimnieciskajā darbībā izmanto vai izmanto pamatlīdzekļus. Svarīga pamatlīdzekļu uzskaites daļa ir izveidot dolāra limitu, pie kura uzņēmums uzskatīs vienumu par aktīvu, nevis izdevumu. Šīs vadlīnijas ir iekļautas uzņēmuma standarta grāmatvedības rokasgrāmatā, un tai jāatspoguļo valsts grāmatvedības standarts, ko nodrošina vadošās grāmatvedības iestādes. Uzņēmumi pamatlīdzekļu ierakstīšanai bieži nosaka limitu USD 500 vai USD 1,000 ASV dolāru (USD) apmērā. Tāpēc viss, kas pārsniedz šo dolāru ierobežojumu, ir aktīvs, nevis izdevumi. Lielākā daļa vadītāju vai darbinieku aizpilda veidlapu, lai pieprasītu vienumus, kas reģistrēti kā aktīvs. Nepieciešama turpmāka apstiprināšana, lai posteni ierakstītu kā aktīvu grāmatvedības virsgrāmatā.
Lai pareizi reģistrētu aktīvus, grāmatvežiem ir jānovērtē postenis uzskaites vērtībā vai tirgus vērtībā saskaņā ar valsts grāmatvedības standartiem. Tirgus vērtību parasti izmanto ēkām, transportlīdzekļiem, iekārtām vai zemei; viss pārējais ir uzskaites vērtībā, kas ir summa, ko uzņēmums samaksājis, lai iegādātos aktīvus. Otrais solis pamatlīdzekļu uzskaitē ir noteikt, vai pamatlīdzeklis ir nolietojams. Arī nacionālie grāmatvedības standarti sniegs norādījumus par nolietojamiem aktīviem, kas uzņēmumam jāievēro, veidojot iekšējo grāmatvedības politiku. Ja tas ir nolietojams, pamatlīdzekļu grāmatveži katram kvalificētajam aktīvam izveido nolietojuma grafiku.
Uzņēmuma pamatlīdzekļu uzskaites nodaļa ir atbildīga arī par uzņēmuma fizisko aktīvu pārvaldību. Grāmatvežiem var būt nepieciešams veikt inventarizāciju un fiziski apskatīt katru pamatlīdzekli uzņēmuma grāmatvedības virsgrāmatā. Šo procesu var pabeigt reizi ceturksnī vai reizi gadā, atkarībā no pamatlīdzekļu skaita uzņēmumā. Tā mērķis ir nodrošināt, lai īpašums būtu tur, kur tam jāatrodas, un tas ir labā darba kārtībā. Aktīvi, kas uzņēmumam vairs nav nepieciešami, tiek uzskaitīti kā atsavināšanas ieraksts grāmatvedības virsgrāmatā, un pēc tam uzņēmumam aktīvs ir jāatbrīvo.