Parasti pirkuma pieprasījuma pasūtījums ir veidlapa, kurā tiek pieprasīta preces iegāde. Šos pasūtījumus bieži izmanto lielāki uzņēmumi un organizācijas, lai pārvaldītu pirkumus un izmaksas. Centrālā apstrādes nodaļa, ko bieži sauc par iepirkumu nodaļu, parasti novērtē pasūtījumus un nosaka, no kurienes tos iegūt. Kad tas ir noteikts, pirkšanas pieprasījuma pasūtījums parasti tiek pārveidots par pirkšanas pasūtījumu, lai iegādātos preces, kas pieprasītas no pārdevēja.
Pirkuma pieprasījuma pasūtījumi bieži tiek piegādāti kā papīra veidlapas vai tiešsaistes dokumenti. Jebkurā gadījumā veidlapās ir nepieciešama tāda paša veida informācija, piemēram, pieprasītāja vārds un nodaļa, visi piemērojamie konta numuri, daļu numuri un pieprasīto vienību apraksti, kā arī visi ieteiktie pārdevēji, no kuriem iegūt produktus. Ja veidlapas ir tiešsaistē, tās var iesniegt elektroniski, izmantojot īpašu pieprasījumu programmatūru, vai arī tās var būt jāizdrukā un jāpārsūta tāpat kā tradicionālās papīra veidlapas.
Parasti pirkšanas process sākas individuālā vai departamenta līmenī. Piemēram, ja darbiniekam ir nepieciešams jauns portatīvais dators, viņam var būt jāiesniedz pirkuma pieprasījuma pasūtījums par to. Tādos individuālos pasūtījumos kā šis, veidlapa bieži vien vispirms ir jāapstiprina vadītājam vai nodaļas vadītājam, pirms tā tiek nosūtīta uz centralizētu iepirkumu nodaļu tālākai izvērtēšanai.
Kad pirkuma pieprasījuma pasūtījums nonāk iepirkumu nodaļā, bieži tiek izvērtēts, vai prece tiešām ir vajadzīga un vai tai ir atvēlēta nauda. Ja šie nosacījumi ir izpildīti, iepirkumu nodaļa parasti noteiks, no kurienes iegūt preci, izmantojot uzticamo pārdevēju sarakstu. Dārgu pirkumu gadījumā viņi var lūgt piedāvājumus no vairākiem pārdevējiem, lai atrastu viskonkurētspējīgākos nosacījumus. Priekšroka var tikt dota jebkuram pārdevējam, kas minēts pieprasījuma veidlapā, lai gan daži iepirkumu departamenti ir pilnvaroti pieņemt galīgo lēmumu par piegādi, pamatojoties uz to, kas ir vislabākais organizācijai. Kad galīgā informācija ir apstiprināta, parasti tiek izdots pirkuma pasūtījums, lai pabeigtu darījumu ar izvēlēto piegādātāju.
Pats par sevi pirkšanas pieprasījuma pasūtījumam bieži vien nav oficiālas pirktspējas. Parasti galīgais pirkuma pasūtījums ir līgums starp uzņēmumu un pārdevēju. Tomēr dažas organizācijas pirkšanas pieprasījumu pasūtījumus var izmantot aizvietojami ar pirkšanas pasūtījumiem. Šādos gadījumos pirkšanas pieprasījuma pasūtījumu var izmantot tieši ar pārdevēju kā līgumu par konkrētas preces iegādi, neprasot sekundāro pirkuma pasūtījumu.