Pirkuma pasūtījumu pārvaldība ir iekšēja uzņēmuma grāmatvedības funkcija. Uzņēmumi izmanto pirkšanas procesu, lai iegūtu krājumus, darbības aktīvus un citus priekšmetus, kas nepieciešami preču vai pakalpojumu ražošanai. Pirkuma pasūtījumi ir iekšējs dokuments, kas dod īpašu pilnvarojumu dažādu resursu iegādei. Lielākiem uzņēmumiem parasti ir precīzāk definēts pirkšanas pasūtījuma process nekā mazākiem uzņēmumiem. Lielie uzņēmumi izveido pirkuma pasūtījumu pārvaldības politikas, lai nodrošinātu, ka darbinieki ievēro standarta darbības procedūras šim procesam.
Uzņēmumu īpašnieki parasti izraugās pirkšanas pasūtījuma pilnvaras noteiktām uzņēmuma personām. Uzņēmumu īpašnieki, direktori un izpildvaras līmeņa vadītāji bieži ļauj operatīvajiem vadītājiem apstiprināt sava departamenta pirkšanas pasūtījumus. Pirkšanas pasūtījumi par ievērojamām dolāru summām, piemēram, vairākiem tūkstošiem dolāru, ir vienīgie pirkšanas pasūtījumi, kuriem nepieciešama izpildvaras atļauja. Uzņēmumu īpašnieki un izpilddirektori deleģē šo iespēju, lai nodrošinātu, ka uzņēmuma saimnieciskā darbība var turpināties bez pārmērīgas uzraudzības.
Uzņēmumi var izmantot pirkuma pasūtījumu pārvaldības sistēmu, kas prasa vairāku pārdevēju vai piegādātāju pārskatīšanu. Šī prasība nodrošina, ka uzņēmums saņem pēc iespējas zemākas izmaksas par ekonomiskajiem resursiem. Ražošanas, ražošanas un būvniecības uzņēmumi parasti izmanto piedāvājuma/priekšlikuma pirkšanas pasūtījumu sistēmu. Piedāvājumu/priekšlikumu sistēma ļauj pārdevējiem un piegādātājiem sniegt uzņēmumam konkrētu informāciju saistībā ar ekonomisko resursu iegādi. Pārdevēji un piegādātāji izklāsta katras preces izmaksas, pieejamo piegādes procesu un laiku, kas nepieciešams, lai pabeigtu visus piedāvājumā/priekšlikumā norādītos pakalpojumus. Šis process atvieglo uzņēmumam lielu darbu veikšanu saistībā ar ekonomisko resursu iegūšanu.
Lielos uzņēmumos bieži vien ir iepirkumu nodaļa, kas ir atbildīga tikai par resursu iegādi. Šī nodaļa pieņem autorizēto pirkuma pasūtījumu un nosūta to pārdevējam vai piegādātājam. Iepirkumu nodaļa pārbauda preču pieejamību, lai nodrošinātu, ka pārdevējs var izpildīt visas pirkuma pasūtījuma līgumsaistības. Pirkšanas pasūtījuma turpmākās problēmas vai izmaiņas var tikt nosūtītas operatīvajam vadītājam apstiprināšanai. Iepirkumu nodaļa ir vienkārši starpnieka funkcija, kas apstrādā pasūtīšanas procesu pirkuma pasūtījumu pārvaldības sistēmā.
Kad preces vai pakalpojumi ir saņemti vai pabeigti, pārdevēji un piegādātāji nosūtīs uzņēmumam rēķinu, lai pieprasītu samaksu. Tas sāk pirkšanas pasūtījumu pārvaldības sistēmas pēdējo procesu. Rēķinu izskata uzņēmuma grāmatvedība. Grāmatvedības nodaļā kreditoru parādi ir atbildīgi par pirkuma pasūtījuma dokumentu izskatīšanu un maksājumu izsniegšanu. Daudzi uzņēmumi izmanto trīsvirzienu atbilstības sistēmu. Kreditoru darbinieki izskatīs iekšējo pirkuma pasūtījumu, salīdzinot ar saņemtajiem dokumentiem un piegādātāja rēķiniem. Uzņēmumi veiks maksājumus tikai tad, ja visi trīs dokumenti sakrīt. Grāmatvedības darbinieki ievadīs informāciju uzņēmuma grāmatvedības programmatūrā, izdrukās čeku un parakstīs autorizētu parakstītāju, izsniedzot pārdevējam.
SmartAsset.