Kad uzņēmums pērk preces vai pakalpojumus, tas parasti tiek veikts, izmantojot pirkuma pasūtījumu. Tā kā pirkuma pasūtījums ir juridiska vienošanās starp pircēju un pārdevēju, ir svarīgi, lai pasūtījuma nosacījumi būtu skaidri un precīzi izklāstīti, lai novērstu jebkādas domstarpības starp abām pusēm. Kopējie pirkuma pasūtījuma nosacījumi ietver izmaksas, materiālu aprakstu, paredzamo datumu un kravas saistības.
Viens no svarīgākajiem pirkuma pasūtījuma nosacījumiem ir preces cena, kas parāda, cik pircējs ir gatavs maksāt par preci vai pakalpojumu. Ja pirkuma pasūtījuma saņēmējs nevar vai nevarēs saskaņot pirkuma pasūtījumā norādītās izmaksas, viņam tas ir jānorāda pircējam. Ja pārdevējs turpina pasūtījumu, viņam ir pienākums pārdot preci pircējam par cenu, kas norādīta pirkuma pasūtījumā.
Labam pirkuma pasūtījumam ir materiālu apraksts, kas neatstāj nekādu šaubu. Pirkšanas pasūtījuma izdevējam jābūt pēc iespējas precīzākam, lai vēlāk izvairītos no neskaidrībām. Paredzamās preces vai pakalpojumi ir jāapraksta pēc iespējas detalizētāk pirkuma pasūtījuma pamattekstā.
Izpildes laiks ir vēl viens no pirkuma pasūtījuma nosacījumiem. Lieliem ražotājiem vai pat maziem ražotājiem, kuru krājumi ir tieši laikā, pasūtījuma apstrādei bieži ir nepieciešams ilgs izpildes laiks. Ja pārdevējs nevar ievērot noteikto termiņu, viņam par to ir jāpaziņo pircējam un pasūtījums nav jāpieņem, ja vien termiņa laiks nav apspriežams.
Freight On Board (FOB) ir populārs pirkšanas pasūtījumu nosacījums. Tas norāda, kurš uzņemas atbildību par kravas izmaksām un no kuras vietas. Ja pircējs Ņujorkā iegādājas paklāju kravas automašīnu no Sanfrancisko, termini var būt “FOB New York City”, kas nozīmē, ka pārdevējam ir jāmaksā par kravu, lai nokļūtu Ņujorkā. Ja nosacījumi ir “FOB Sanfrancisko”, tas nozīmē, ka pircējs ir atbildīgs par tranzīta izmaksām. Kravu pārvadāšanas noteikumi ir īpaši sarežģīti, strādājot ar starptautiskiem pārvadājumiem, un gan pircējam, gan pārdevējam ir jābūt skaidram, kurš maksā muitas nodevas un nodokļus, kā arī faktisko kravas tranzītu.
Standarta maksājumu nosacījumi ASV ir “Neto 30”, kas nozīmē, ka rēķins ir jāapmaksā 30 dienu laikā. Citi standarta noteikumi ir “Neto 15”, “Neto 60”, “Neto 90” vai “Saņemšanas termiņš”. Ja pirkuma pasūtījums tiek apmaksāts ar kredītkarti, parasti nav jānorāda maksājuma termiņi, taču ir jābūt skaidrībai par to, kad pasūtījumam tiek apstrādāta kredītkarte.
Pirkuma pasūtījuma nosacījumi lielākoties ir apspriežami. Nedaudz atdodot un uzņemoties gan pircēja, gan pārdevēja puses, pasūtījuma noteikumus var mainīt, lai nomierinātu kādu no pusēm. Daži pirkuma pasūtījuma nosacījumi nav apspriežami, un pircējam vai pārdevējam tas jānorāda sarunu sākumā.