Kas ir pirkuma pasūtījuma numurs?

Izmantošana uzņēmumos

Daudzos uzņēmumos pirkuma pasūtījuma numurs tiek piešķirts pēc tam, kad darbinieks vai nodaļa iesniedz pieprasījumu par noteiktu preču vai pakalpojumu pasūtījumu. Pieprasījums parasti tiek oficiāli iesniegts iepirkuma aģentam, izmantojot tā saukto pieprasījuma veidlapu. Ja pieprasījums tiek apstiprināts, tiek izveidots pirkuma pasūtījums un tam tiek piešķirts pirkuma pasūtījuma numurs. Tajā brīdī pasūtījums tiek veikts citam uzņēmumam, kas bieži ieraksta pircēja pasūtījuma numuru, lai to iekļautu pasūtījuma detaļā.

Kad pārdevējs sagatavo nosūtīšanas vai iepakošanas sarakstu, kas pievienots klienta pasūtījumam, detaļās parasti tiek iekļauts pasūtījuma numurs. Tas dod iespēju pircēja saņēmējam aģentam pārbaudīt piegādāto preču daudzumu un veidu un apstiprināt, ka sūtījums ir saistīts ar pareizi autorizētu pasūtījumu. Pirkuma pasūtījuma numurs tiek parādīts arī rēķinā un citos dokumentos, ko pārdevējs sniedz klientam. Raugoties no šī viedokļa, pasūtījuma numurs paātrina maksājuma plānošanu pārdevējam un ļauj preces novirzīt uz pareizo nodaļu.

PO numurs arī ļauj uzņēmumam attiecināt izmaksas uz tās nodaļas budžetu, kas veica pasūtījumu. Tas arī nodrošina kreditoru nodaļai pārbaudi, vai izdevumi ir likumīgi. Pēc tam maksājumu var veikt pārdevējam.

formāts

Precīza pirkuma pasūtījuma numura uzbūve un garums dažādos uzņēmumos būs atšķirīgs. Daudzi uzņēmumi, kas darbojas vairākās vietnēs, izmantos dažas pirmās koda rakstzīmes, lai identificētu vietu, kurā tika veikts pasūtījums, piemēram, “CHI”, lai apzīmētu objektu Čikāgā. Dažas nākamās rakstzīmes var identificēt konkrēto nodaļu, kas veica pasūtījumu, piemēram, “RD”, kas pārstāv pētniecības un attīstības nodaļu. Tādējādi pasūtījuma numurs pasūtījumam, ko veikusi uzņēmuma pētniecības un izstrādes nodaļa Čikāgā, var sākties ar “CHIRD”, kam seko citas burtciparu rakstzīmes, kas sniedz plašāku informāciju par pasūtījumu.

Uzņēmumi parasti strukturē savus pasūtījuma numurus tādā veidā, kas vislabāk darbojas to iekšējās izsekošanas sistēmās. Dažos gadījumos tiek izmantotas arī domuzīmes vai atstarpes, kas var palīdzēt, ja konkrētam mērķim ir jālasa tikai noteiktas rakstzīmes PO numurā. Reaģējot uz lielo garumu un formātu dažādību, ko var izmantot, daudzi piegādātāji konfigurē laukus savās pasūtījumu izsekošanas datu bāzēs, lai pirkšanas pasūtījuma numurā varētu izmantot jebkādu rakstzīmju skaitu — pat 30 vai vairāk.

SmartAsset.