Procesu vadības sistēma ir metodika, ko parasti izmanto, lai plānotu, uzraudzītu un pārvaldītu biznesa procesu. Termins procesa vadība tiek lietots, lai izskaidrotu visas darbības, kas jāveic, lai labāk izprastu klienta prasības un noteiktu izmaksu ziņā visefektīvāko veidu, kā šīs vajadzības apmierināt. Ir svarīgi atzīmēt, ka procesa vadības sistēma var būt vai nu darbību un uzdevumu virkne, vai arī datora programmatūras sistēma. Neatkarīgi no sistēmas veida ir virkne īpašu uzdevumu un darbību, kas parasti ir jāpabeidz.
Katra procesa vadības sistēma parasti ietver sešus uzdevumus, kas visi ir jāpabeidz secībā. Pirmais uzdevums ir definēt procesu, izprast klienta vajadzības, kā arī riskus un izaicinājumus organizācijai šo vajadzību apmierināšanā. Skaidri definēts process parasti ir būtisks, jo biznesa analītiķu komanda projekta laikā pastāvīgi atgriezīsies pie šī vienuma.
Ideālā procesa vizualizācija ir nākamais uzdevums. Šim procesam ir nepieciešama skaidra izpratne par procesu, nozares standartiem, valdības noteikumiem un citiem noteikumiem, kas regulē uzņēmējdarbības procesu. Papildus trešo pušu prasību izpratnei ir jāņem vērā arī pašreizējā organizācijas struktūra un visas jau esošās sistēmas.
Metrika ir labākais veids, kā izstrādāt pašreizējā biznesa procesa bāzes līniju un noteikt, kā procesu pārvaldības sistēmas pielietošana palīdzēs uzņēmējdarbībai. Konkrēti, ir jādokumentē informācija par apgrozījuma ātrumu, apstrādes laiku, klientu reakcijas laiku un jebkādiem kavējumiem vai vājajām vietām. Šīs vērtības tiks izmantotas, ieviešot procesa vadības sistēmu, un tās jāizmanto pēc jebkādu izmaiņu ieviešanas, lai novērtētu procesa panākumus.
Iekšējās kontroles ir nepieciešamas jebkurā procesā, un pašreizējās kontroles parasti ir jādokumentē. Lietojot procesu vadības sistēmu, būtiski ir iekļaut sistēmā iekšējās kontroles izstrādi un ieviešanu. Šīs vadīklas ir nepieciešamas, lai pārvaldītu piekļuvi, nodrošinātu audita pēdas un atbalstītu organizāciju.
Procesu vadības sistēmas ieviešanas laikā tiek izstrādāti divu veidu atskaites. Darbības pārskati tiek sniegti katrā posmā un tiek izplatīti ieinteresētajām personām un biznesa procesu īpašniekiem. Šo atskaišu mērķis ir informēt visus par projekta statusu un dokumentēt visu procesā iegūto informāciju. Otra veida pārskati ir balstīti uz notiekošajiem darījumiem, identificētajām problēmām, apgrozījuma rādītājiem un citām vērtībām, ko parasti izmanto veiktspējas mērīšanai.
SmartAsset.