Kā būtisks projekta vadības elements projekta plānošana ietver darbības elementu izstrādi un plānošanu, kas nodrošinās projekta konsekventu virzību uz priekšu. Ja tas tiks pareizi izpildīts, tajā tiks iekļauti arī katras darbības vienuma izpildes mērķa datumi, kas ļaus sakārtotā veidā virzīties uz priekšu ar citiem neapstiprinātajiem vienumiem. Dažos uzņēmējdarbības iestatījumos faktiskais projekta plāns tiek saukts par eskalācijas sarakstu.
Lai gan daži uzskata, ka projekta plānošana un procesa plānošana ir viens un tas pats, tas tā nav. Abi ir galvenie projektu vadības elementi, taču katra elementa fokuss ir komplimentārs, nevis līdzīgs. Procesu plānošana vairāk koncentrējas uz projektam nepieciešamo resursu atlasi, kā arī nodrošina vispārīgu ietvaru vēlamā mērķa sasniegšanai. Turpretim projekta plānošana koncentrēsies uz atsevišķu uzdevumu identificēšanu un sakārtošanu, kas nepieciešami katra projekta posma pabeigšanai, izmantojot procesa plānošanā identificētos resursus.
Lai plānotu savu kursu, projekta vadītājs parasti vada komandu, kas ir atbildīga par katras darbības elementa vai soļa, kas nepieciešams projekta pabeigšanai, īstenošanu. Vadītājs palīdz koordinēt katra komandas dalībnieka rīcību, mērīt progresu un pieņemt lēmumus par izmaiņām projekta plānā, kad un kad tas ir nepieciešams. Kopumā projekta vadītājs atbalstīs komandu jebkādā veidā, kas nepieciešams, lai projekts virzītos uz priekšu savlaicīgi un rentabli. Projekta vadītājs bieži ir arī tieši atbildīgs uzņēmuma īpašniekiem un citiem, kas ir atbildīgi par uzņēmuma vispārējo darbību.
Tāpat kā jebkura veida biznesa plānošana, arī projektu plānošana ir vērsta uz vislielāko labumu gūšanu, vienlaikus saprātīgāk izmantojot pieejamos resursus. Šim nolūkam viens no šāda veida plānošanas mērķiem ir izveidot reālistiskus datus par to, cik daudz ir nepieciešams no katra nepieciešamā resursa un cik ilgi resurss būs vajadzīgs. Piemēram, projekta plānā var būt nepieciešams izmantot kravas automašīnas, lai nogādātu materiālus uz būvlaukumu. Plānā piegādes tiks plānotas, pamatojoties uz to, kad materiāli būs nepieciešami, ļaujot uzņēmumam izmantot šīs kravas automašīnas citiem mērķiem, kad tas nav nepieciešams izskatāmā projekta pabeigšanai.
Mūsdienās projektu plānošana bieži tiek uzlabota, izmantojot programmatūru, lai izstrādātu vispārējo plānu un lai visi komandas locekļi būtu informēti par progresu saistībā ar pašreizējās darbības vienumiem. Projekta plānošanas programmatūra ļauj vienkāršāk sakārtot darbību vienumus loģiskākajā secībā, iestatīt saprātīgus izpildes datumus katram plāna vienumam un sekot līdzi faktoriem, kas ietekmē projekta gaitu. Plānošanas programmatūra var būt patentēta programmatūras pakotne, kas īpaši izstrādāta viena uzņēmuma lietošanai, vai arī komerciāls produkts, kas ir piemērots projektu plānošanai vairākos dažādos biznesa apstākļos.
SmartAsset.