RFP iepirkums ir piedāvājuma pieprasījuma (RFP) izdošanas process, lai iegūtu piedāvājumus preču vai pakalpojumu iepirkumam. RFP iepirkuma process tiek plaši izmantots starptautiski kā atbilstošs līdzeklis noteikta veida iepirkumiem vai iepirkuma darbībām. Lai gan vērtības atšķiras atkarībā no uzņēmuma, pirkumi vai līgumi, kas pārsniedz noteiktu dolāru vērtību, tiek pārvaldīti, izmantojot RFP. Atkarībā no nozares RFP iepirkumu izmanto arī: augsta līmeņa projektiem, lielas dolāru vērtības projektiem, līgumiem par preču vai pakalpojumu grozu un projektiem, kuros var rasties interešu konflikts.
RFP procesā klients ir atbildīgs par dokumenta izveidi ar visām nepieciešamajām specifikācijām, detaļām un termiņiem. Pēc tam šī informācija tiek sniegta vai nu iepriekš pārbaudītam potenciālo piegādātāju sarakstam, vai ievietota atklātā tīklā, lai visi piegādātāji varētu piekļūt pieprasījumam. Piegādātājiem ir noteikts atbildes laiks, kā arī protokols un procedūras, kas saistītas ar līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu.
Saskaņā ar līgumtiesībām RFP process ir atzīts par godīgu un taisnīgu metodi pārdevēju atbilžu apkopošanai un līguma slēgšanas tiesību piešķiršanai. Galvenais šī sprieduma pamats ir procesa caurspīdīgums. Klientus, kuri piešķir līgumus ar piegādātājiem bez apliecinošiem datiem, pamatojoties uz RFP procesu, var iesūdzēt civiltiesā. Klientam ir pienākums nodrošināt dokumentāciju un pierādījumus, ka piešķiršanas process bija godīgs un taisnīgs. Šīs pamatojošās informācijas nesniegšanas gadījumā neveiksmīgajam piegādātājam tiks piemērotas lielas soda naudas.
Augsta līmeņa vai augstas dolāru vērtības projekti gūst labumu no RFP procesa, jo tas mudina piegādātājus nodrošināt vislabāko cenas, kvalitātes un pakalpojumu kombināciju. Lēmumu pieņemšanas process ir vienkāršāks, jo kritēriji ir skaidri, un visiem piegādātājiem ir jāsniedz viena un tā pati informācija. Turklāt šis process pārvalda mijiedarbību starp tirdzniecības personālu un klientu, ļaujot abām pusēm koncentrēties uz galvenajiem jautājumiem un prasībām.
Līgums par preču grozu ir diezgan sarežģīts. Šo pieeju parasti izmanto, izvēloties piegādātāju daudzfunkcionālam pirkumam, nevis konkrētai precei. Piemēram, biroja preču līgumus piešķir, pamatojoties uz cenas, piegādes un pakalpojuma kombināciju. Lai cenas būtu objektīvi salīdzinātas, atbilde ir balstīta uz konkrētu preču grozu. Šis fokuss nodrošina rīku, kas nepieciešams, lai sašaurinātu fokusu līdz kvantitatīvi nosakāmai vērtībai.
Interešu konflikts var rasties, ja par iepirkumu atbildīgajai personai vai lietotāju grupai ir personiski sakari ar firmām, kas sniedz šo pakalpojumu vai produktu. Izmantojot RFP iepirkumu, uzņēmums var maskēt respondentu vārdus, pievienot vērtēšanas komisijai dažādus cilvēkus vai izmantot citus darbiniekus, lai pieņemtu lēmumu. Tas ir lielisks veids, kā izvairīties no dārgas tiesvedības.
SmartAsset.